本記事は、分譲マンションの管理組合における「マンション管理会社変更」を前提として解説しています。賃貸マンションオーナー向けの賃貸管理会社変更とは、契約構造や判断ポイントが異なります。
管理会社の対応に不満がある、管理委託費の値上げを求められた、管理員の確保が難しくなってきた…こうした理由から、管理会社変更を検討する管理組合は少なくありません。
ただし、現在のマンション管理業界では、人手不足や人件費上昇を背景に、管理会社を変更すれば必ず条件が良くなるとは限らない状況になっています。場合によっては、見積りを取っても候補会社が集まりにくい、現在より委託費が上がる、管理員の勤務日数や業務範囲が縮小されるといったケースも考えられます。
そのため、管理会社変更は「不満があるからすぐ変える」という発想ではなく、現在の管理会社との改善交渉、委託内容の見直し、第三者管理方式を含めた管理体制の再設計なども含めて、慎重に判断することが重要です。
今回は管理会社変更について、
・管理組合における管理会社変更の現状と実態
・管理組合が管理会社変更を検討する主な理由
・値上げ・人手不足時代に確認すべき判断ポイント
・管理会社変更に向けて検討すべき手順
・管理会社変更時に注意すべきポイントやリスク
このような内容について紹介します。
今回は筆者がコラム記載や監修をしている管理会社変更サービス
についても、少し紹介します。
管理組合における管理会社変更の現状と実態
まずはじめに、管理組合における管理会社変更の実態を確認しておきましょう。
令和5年度マンション総合調査に見る管理会社変更の傾向
国土交通省が5年ごとに発表している、マンション総合調査では、「マンション管理業者の決定方法」として、分譲時からのマンション管理会社か、それ以降変更したかのリサーチ結果があります。
とりわけ、令和5年度のマンション総合調査の傾向として、
・全ての完成年次別の傾向として、約4分の1の24.5％の管理組合が管理会社変更を実施
・昭和49年以前の築50年以上の管理組合の53.5％と半数以上が管理会社変更を実施
・昭和55年～59年の築40年以上の管理組合でも43.2％が管理会社変更を実施
・さらに平成2年～平成6年の築30年以上でも36.4％が実施
・令和のマンションでも数％と少数ではあるものの管理会社の変更を行っている
という実態が浮かび上がっています。
対して、約7割の69.1％の管理組合が分譲後一度も管理会社変更を行っていないという傾向にあります。
マンション総合調査の傾向は以下の記事
でも紹介しています。
管理会社の種類：分譲デベロッパー系と独立系の違い
分譲マンションの開発デベロッパー系列には、マンションを建てた後に管理組合の支援を行う管理会社を持つところが一般的です。
対して、マンション分譲会社の系列ではなく、マンション管理のみを行う、いわゆる独立系というマンション管理会社も数多く存在します。
そして、この独立系管理会社に管理を委託している管理組合の多くは、もともと分譲系管理会社から変更を行った所も数多くあります。
独立系管理会社の傾向としては、以下の記事
で細かく取り上げています。
また、マンション管理会社のランキングも、デベロッパー系、独立系と傾向を分けて紹介しています。
さらには、どのような管理会社が、どれぐらいの戸数や棟数を管理しているかの傾向も分かるように紹介していますので、是非確認してみてください。
管理組合が管理会社変更をする理由
管理組合が管理会社を変更するおもな理由を紹介します。
今の管理会社に不満がある
不満がある理由として、この視点が考えられます。
・依頼対応が遅い・不十分
・管理員の対応や質に問題がある
・フロント担当者の業務過多で対応が後手に回る
など、様々な要因があるかもしれませんが、管理組合として、また区分所有者としての不満が溜まってきていることも考えられます。
管理委託費の値上げを要請された
次年度の管理委託費において、大幅な値上げを要請された場合も、管理会社変更を検討する要因になります。値上げの背景にある業界の課題としては、
・管理員をはじめとするマンション管理人員の不足
・マンション管理業界の働き方改革による労働時間の制限
・フロント担当者の業務負担増加
・修繕工事やメンテナンスにおける職人不足や資材高騰
などが考えられます。
管理組合の理事会や総会は、土日や平日の夜が中心となり、担当フロントも長時間労働となってしまうことが多くなります。そのため、管理会社としても運営コストの上昇が避けられない状況にあります。
ただし、管理組合側としては、値上げ要請をそのまま受け入れるのではなく、まずは値上げの理由と内訳を確認することが重要です。管理員人件費の上昇なのか、清掃費なのか、事務管理業務費なのか、設備点検費なのかによって、対応策は変わります。
値上げに合理性がある場合には、管理会社変更ではなく、業務範囲や実施回数の見直しで対応できることもあります。一方で、説明が不十分で、値上げ幅にも納得できない場合には、他社比較や管理会社変更を検討することになります。
管理会社から契約更新をしないと言われた
管理会社における人員不足によって、これ以上管理業務を受託できないという事情も考えられます。
契約終了のおもな理由としては、
・人員不足による管理業務の縮小
・収益性の低い管理組合の選別
・営業エリアの見直しや撤退
などが想定されます。
管理組合としては、突然の契約解除に備えて、代替案を考えておく必要があります。
値上げ・人手不足時代に管理会社変更を判断するポイント
管理会社変更を検討する前に、現在のマンション管理業界で起きている変化を押さえておく必要があります。以前であれば、管理会社を変更することで管理委託費を下げられる、対応のよい管理会社に切り替えられるという期待を持ちやすい状況もありました。
しかし現在は、管理員不足、フロント担当者の業務過多、人件費上昇、土日夜間の理事会対応の負担などにより、管理会社側も受託する管理組合を慎重に選ぶ傾向が強くなっています。そのため、管理会社変更は「安くするための手段」ではなく、「管理体制を維持するための選択肢」として考える必要があります。
値上げは妥当なのか、まず内訳を確認する
管理委託費の値上げを求められた場合、すぐに管理会社変更を考えるのではなく、まずは値上げの内訳を確認することが大切です。管理員人件費、清掃費、設備点検費、事務管理業務費、フロント担当者の業務負担など、どの部分が上がっているのかを整理する必要があります。
値上げ理由が具体的で、現在の人件費や業務量から見て一定の合理性がある場合には、単純に拒否するのではなく、業務範囲の見直しや回数調整で対応できないかを検討することも選択肢になります。一方で、説明が曖昧で、値上げ幅だけが大きい場合には、他社比較や管理会社変更の検討に進むことも考えられます。
管理員不足は管理会社変更だけで解決しない
管理員の対応や勤務体制に不満がある場合も、管理会社変更を検討する理由になります。ただし、管理員不足は特定の管理会社だけの問題ではなく、業界全体の課題になっています。
そのため、現在の管理会社で管理員の確保が難しい場合、新しい管理会社に変えれば必ずよい管理員が配置されるとは限りません。むしろ、同じ勤務条件では候補者が見つかりにくく、勤務日数の縮小や巡回管理への変更を提案される可能性もあります。
管理組合としては、現在の管理員体制を維持したいのか、勤務時間を短縮してもよいのか、清掃業務と受付業務を分けるのかなど、管理員に何を求めるのかを整理しておくことが重要です。
第三者管理方式も含めて管理体制を考える
近年は、理事のなり手不足や管理組合運営の負担増加を背景に、第三者管理方式を検討するマンションも増えています。第三者管理方式とは、外部専門家や管理会社などが管理者として管理組合運営に関与する仕組みです。
ただし、第三者管理方式は、理事会の負担を軽くできる可能性がある一方で、管理会社任せになりすぎるリスクや、利益相反への注意も必要です。管理会社変更と同じく、導入すれば自動的に問題が解決するものではありません。
管理会社変更を検討する際には、単に委託先を変えるだけでなく、理事会方式を維持するのか、専門委員会を活用するのか、外部専門家を入れるのか、第三者管理方式まで検討するのかといった、管理体制全体の見直しとして考えることが望まれます。
理事会で管理会社変更の可否を検討
検討に際して基本的な点ですが、
・現在の管理会社をそのまま継続するのか
・新たな管理会社にお願いすることを考えるのか
この点を理事会にて整理する必要があります。
あとあと、なぜ管理会社を変更するのかを総会等で説明することとなります。
そのため、着手する段階から、理事長をはじめ理事の間においても、理事会としての見解を明らかにしておく必要があるでしょう。
また、現管理会社に伝えるタイミングも上手く考えるべきです。
管理会社変更のための委員会組織
理事会の中で管理会社変更を検討してもいいでしょう。
しかしながら、
・理事に負担が掛かる
・多くの人を巻き込んで管理会社変更を検討することで合意形成を図りやすくする
などの観点から、管理会社変更を委員会方式で検討することも一つです。
理事会の分科会的な位置づけである委員会で検討した内容について、改めて理事会に上申することで、理事会で承認し進めていく、そのような流れで進める方法です。
これによって、忙しい理事の負担も減少し、業務を分担できることとなります。
こちらの記事
でも紹介していますが、理事会メンバーと委員会メンバーが兼務であれば理事会⇔委員会間の意思疎通も図りやすくなります。
ただし、兼務する理事に負担が掛かってしまう点に注意が必要です。
管理会社候補の選定基準と選び方
現管理会社から変更する方向性を決め、委員会を組成したあとは、どのような管理会社にするのかを検討する必要があります。
候補会社を探す方法としては、
・管理会社変更が得意なコンサルタントに依頼する
・管理会社マッチ等の管理会社変更サイトから探す
・理事会や委員会自らで候補となる管理会社を挙げる
などの方法があります。
ただし、現在は管理会社側も人員不足や採算性を踏まえて、新規受託を慎重に判断する傾向があります。そのため、管理組合側が候補会社を選ぶだけでなく、管理会社側からも「受託したい管理組合」と見てもらえるかが重要になります。
管理費等の滞納が多い、理事会運営が混乱している、過度な要求が多い、管理委託費を極端に抑えようとしているといった場合には、候補会社が集まりにくくなる可能性もあります。さらに筆者の経験上、フロント担当者や管理員に対するカスタマーハラスメントが目立つ場合、管理会社変更が頻繁に行われている場合、旧耐震基準のマンションで必要な対策が十分に講じられていない場合なども、管理会社側が受託に慎重になる要因になり得ます。
管理会社変更は、ある意味では転職活動にも似ています。管理組合側は「よりよい管理会社を選びたい」と考えますが、管理会社側もまた「長く安定して付き合える管理組合かどうか」を見ています。転職で応募者が会社を選ぶ一方、会社も応募者を選ぶのと同じように、管理会社変更でも、管理組合と管理会社の双方が相手を見極める関係にあると考えた方がよいでしょう。
そのため、候補会社を集める段階では、管理組合側も自分たちの課題を整理し、改善できる点は改善したうえで、管理会社に対して誠実に情報を開示する姿勢が重要になります。
管理会社変更の手続きと実際の流れ
また、管理会社変更を考えるにあたって、どのような手続きを経て考えていく必要があるのか、簡単に紹介します。
委員会立ち上げから理事会決議までの手順
前章でも少し触れましたが、管理会社変更を検討することを理事会にて、決議することによって、具体的に進めていくことが必要です。
決議なく曖昧なまま進めてしまうと、責任の所在が曖昧になってしまいます。
・Aさんが変更したいって言ったから
・委員会メンバーが変更したいって言った
など、あとあと出て来ると、管理組合としても不幸な状態になります。
理事会内で管理会社変更を検討することを決議して、具体的に委員会を組成することが流れとして良いでしょう。
また、この場合、現管理会社が理事会を担当することとなるので、理事会内でも変更決議については、管理会社が出席しない場で、内々にやることも考えられます。
ただし、現管理会社側から契約継続しないと通達され検討する場合は、現管理会社からの事情であるため、無理を含めて協力して貰うことも可能かもしれません。
また、次期の管理会社が決まるまで、支援してくれるでしょう。
次章の「管理会社変更を検討する際に注意すべきこと」でも、
この点については記載します。
組合員向け説明会と管理会社候補のプレゼンテーション
委員会で管理会社候補を選定して、理事会でも承認を得たのちに、各管理会社候補から、変更後の管理会社の体制や業務内容について、プレゼンテーションを受けることが重要です。
プレゼンテーションにおいては、
・各参加管理会社の特徴
・予定されるフロント担当者やその上司
・業務内容と金額
が明確になるため、組合員は必ず出ておいた方がよいでしょう。
組合員としては、
・会社の特徴が管理組合と合うのか
・フロント担当者が業務をしっかりやってくれる誠実な方か
・上司はフォローしてくれそうな体制になっているか
・業務内容と金額のバランスは管理組合にとって適切か
など、各社比較しながら検討する必要があります。
管理会社候補を絞り込む方法
プレゼンを受けた候補管理会社の中から、１社に絞り込むことになります。
絞り込みにあたっては、
・当日の参加者からのフィードバック
・参加、不参加に関わらず幅広い組合員からのアンケートの回収
なども参考にしながら、委員会や理事会で検討することになります。
各候補管理会社の特徴、強みや弱み、財務情報などを比較するとともに、管理委託内容等、同じ切り口で比較検討することが望まれます。
とりわけ、財務情報や会社の特徴については、マンション管理業協会加盟の管理会社であれば、以下
から確認することができます。
おもな情報としては、
・資本金
・役員構成
・最近3年間の総合管理と部分管理の組合数、棟数、戸数の明細
・最近3年間の総資産、負債総額、自己資本、総売上高（内、マンション管理部門売上高）、営業損益、経常損益
・本社・営業所等
・管理業務主任者、マンション管理士、建築士等の資格保有者数の状況
など、細かな傾向を調べることも可能です。
これらにより、各候補管理会社の一般情報を入手するのが良いでしょう。
総会で管理会社変更決議をする
決まった新管理会社の１社に対して、理事会として内定を出したうえで、総会で決議する必要があります。
総会の決議においては、新旧管理会社の出席となることもあります。
そのような中で、なぜ管理会社を変更するのか、委員会や新管理会社プレゼン等に参加していない組合員に対して、改めて説明する必要があります。
また、総会に先立って新管理会社による重要事項説明会を開催して、新管理会社との管理委託契約の決議を行うことも考えられます。
さらに、引継ぎ期間を考えて、
・新管理会社といつから契約を開始するのか
・現管理会社に対して契約満了で終わることができるのか
・場合によっては現管理会社に契約延長を依頼する必要があるのか
なども合わせて検討する必要があるでしょう。
新旧管理会社の間で引継ぎを行う
これまでの管理会社と新管理会社との間で、齟齬が生まれないように必ず引継ぎ期間を設けて引き継ぐ必要があります。
そのためには、引継ぎ期間として３カ月程度見ておいた方がよいでしょう。
具体的には、
・管理業務の引継ぎ
・図書の引き渡しや確認
・これまでの管理員さんを継続するか否かの整合
・変更に当たり新たに発生する購入物などの整合
などが発生すると考えられます。
引継ぎ期間内は、新管理会社の管理費は原則発生せず、引継ぎ後から管理委託契約も新たに発生するのが一般的です。
このあたりも、十分確認することで、無駄に費用が発生しないように、注意していく必要があります。
管理会社変更時に注意すべきポイントやリスク
最後に、管理会社変更を検討するにあたって、注意すべき事項があります。
管理組合として是非気をつけておきたいこととして、具体的に挙げて紹介します。
管理会社変更は最小限に抑えるべき理由
これは管理会社を変更するかどうかの大前提となります。
できれば、管理組合は現在の管理会社と円満な関係を構築し、改善できる点は改善しながら、管理会社の変更を行わずに管理組合運営を継続するのが望ましいでしょう。
新たな管理会社に変えるということは、現管理会社にとっては売上の減少につながる一方で、管理組合としても非常に大きな負担を負うことになります。候補会社の選定、説明会、アンケート、重要事項説明会、総会決議、引継ぎ対応など、理事会や委員会に相応の労力が発生します。
さらに現在は、人手不足や管理員確保難により、管理会社変更をしても、必ずしも現在よりよい条件になるとは限りません。管理委託費が下がらない、候補会社が十分に集まらない、管理員の勤務条件が変わる、業務範囲が見直されるといった可能性もあります。
そのため、管理会社変更は最後の手段として位置づけ、まずは現管理会社との改善交渉、業務範囲の整理、委託費の内訳確認、理事会運営の見直しを行うことが重要です。それでも変更することが望ましいということであれば、管理組合として正式に変更を検討することになります。
管理会社変更前に慎重に検討すべきポイント
管理会社を変更するかどうかの検討ならびに、変更することを決めるまでは、事前に管理会社に伝えることなく進めることが必要かもしれません。
理由としては、事前に知れると、管理会社として一気にやる気をなくす場合があり、管理組合運営に支障をきたす可能性もあるからです。
いずれ変更は知れることになるのですが、変更を決定するまでは慎重に、そして内々に進めていくことも考えておく必要があります。
管理会社変更の負担
これまで記載した通り、
・委員会の組成
・新管理会社候補のプレゼン会の開催と出席
・アンケート調査への協力やヒアリングへの参加
・新管理会社の重要事項説明会への参加
など、組合員としても新たな負担が発生します。
また、委員会に参加する委員も、新たに対応事項が発生するでしょう。
理事会においても、比較的重い検討事項が増えることとなります。
そして、総会に向けて、なぜ管理会社変更を行うのかを上手く説明する必要も出てくると想定されます。
これらによる負担が相応に掛かってくることも予め想定しておく必要があるでしょう。
新旧管理会社引継ぎの際に発生する手間
原則、新旧管理会社の引継ぎは、管理会社間で行うことが一般的です。
しかしながら、管理組合側の確認事項として、新管理会社から、新たに業務を開始するにあたっての質問に、対応する必要も出てくるかもしれません。
とりわけ、組合員含めた住民にとっての関心事は管理員さんでしょう。
新たな管理会社となった場合に、これまでの管理員さんはどうなるのかという、課題が必ず発生します。
マンションの事をよく知り、親切にしてくれた管理員さんは組合員にとっても、引き続き担当して欲しいと考えるのが普通です。
具体的には、
・引き続き現在の管理員さんが担当してくれるのか
・その場合の新たな管理員さんは新会社との契約となるのか
・それとも新たな管理会社から新たな管理員さんが着任するのか
などの課題も発生するため、丁寧に扱っていく必要があるといえるでしょう。
新管理会社運営後に起こりうるギャップ
最後に、新管理会社へ引継ぎ後に発生する事象です。
引き継いだ後、管理組合運営の中で、当初想定していたことと、新たな管理会社が実施することが違ってくるということです。
具体的には、
・新フロントマンの管理組合に対する対応
・新たに管理員さんが着任した場合の前任との業務や組合員への対応差
・前管理会社ではやってくれていた事項が新管理会社ではやってくれない
などのギャップが、もしかしたら組合員としても目に付くかもしれません。
このような事象が発生しないためにも、予め
・新旧管理委託契約内容の差異を事前に明らかにしておく
・差異がある場合には管理会社より重要事項説明会での組合員への説明を必ず行ってもらう
・フロント担当者に対する会社や上長のフォロー体制の確認
などを明らかにして、事前に不安な個所を潰しておく必要があるでしょう。
管理員と管理会社の違いを理解する重要性
組合員によっては、「管理員さんがよいから、この管理会社はよい」と考える人も非常に多くいます。
これは、マンション管理の一面だけで判断しているということもあるかもしれません。確かに、管理員さんの対応がよければ、管理組合としてもコミュニケーションがしやすく、日常の印象も良くなるでしょう。
一方で、「管理員さんの対応が悪いから、この管理会社は悪い」と考えてしまう場合もあります。
これも必ずしも当てはまるとは限りません。管理員の対応に問題がある場合でも、管理会社側から指導や教育を行うこともありますし、必要に応じて交代を要請することを検討することも可能です。
したがって、管理員の一面だけを見て、管理会社全体の良し悪しを決めるのは難しいところです。管理会社を評価する際には、管理員の対応だけでなく、フロント担当者の対応、会計業務、理事会支援、修繕提案、緊急時対応、重要事項説明書や管理委託契約に定められた業務が適切に行われているかを総合的に確認する必要があります。
特に管理員不足が進む中では、「今の管理員さんを継続できるのか」「新管理会社でも同じ勤務体制を維持できるのか」「巡回管理になる可能性はないのか」といった点も、管理会社変更前に確認しておくべき重要なポイントです。
管理会社変更は「変えること」より「判断を誤らないこと」が重要
管理会社の検討から引継ぎ、引継ぎ後の管理組合運営について紹介しました。
できれば、管理会社の変更は実施したくないと思っている管理組合が大半かと思います。実際、管理会社変更には、候補会社の選定、説明会、総会決議、引継ぎ、新体制への移行など、多くの手間とリスクが伴います。
一方で、管理会社の対応が「我慢の限界」となり、関係性が崩れて変更がやむを得ない場合もあるでしょう。また、管理委託費の大幅な値上げ、管理員不足、管理会社側からの契約更新拒否など、管理組合だけでは避けにくい事情によって、変更を検討せざるを得ないケースもあります。
ただし、今後のマンション管理では、管理会社を変更すれば必ず条件が良くなるとは限りません。大切なのは、現在の管理会社を続けるのか、改善交渉を行うのか、委託内容を見直すのか、管理会社変更を進めるのか、場合によっては第三者管理方式なども含めて管理体制を見直すのかを、管理組合として冷静に判断することです。
管理会社変更は、目的ではなく手段です。管理組合として何を改善したいのか、どの管理業務を重視するのか、どこまで費用負担を許容できるのかを整理したうえで、議論を尽くして慎重に判断することが望まれます。
最後に少し宣伝です。
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