マンション管理組合は、共用部分の維持や修繕計画の実施、住民間の合意形成など、暮らしと資産を守る要の存在です。しかし、高経年マンションを中心に、その運営が機能不全に陥る事例が全国的に増えています。
理事の担い手不足、住民の無関心、情報共有の不備などが重なり、管理不全から「マンションのスラム化」へと進行するケースも見受けられます。安心・安全な暮らしを続けるためには、管理組合が主体性と透明性をもって運営されていることが不可欠です。
本記事では、管理組合が機能しなくなる原因と、再生のための具体的なステップをマンション管理士が詳細を解説します。マンションは、住民全員が共有する生活空間であり、資産です。受け身の姿勢を改め、「共に守る」「共に築く」という意識をもって運営に参加することが、未来のマンションを明るく、健全に保つ鍵となります。
管理組合が機能不全に陥る主な原因
マンション管理組合が機能不全に陥るのは、単一の原因によるものではなく、複数の要因が重なり合って発生します。その背景には、住民構成の変化やライフスタイルの多様化、経年劣化による課題の複雑化などが存在します。以下では、代表的な原因について詳しく見ていきます。
住民の無関心
多くの問題の根底にあるのが、区分所有者の管理組合に対する無関心です。これは特に、投資目的で部屋を所有しているケースや、高齢化により積極的に関与できなくなった世帯に多く見られます。
- 総会の出席率が低い
- 理事のなり手がいない
- 意思決定に対する興味・理解が不足
これらが発端となっていることが多いと考えられます。
情報共有の不全
管理に関する情報が住民に十分に届いていない、あるいは伝え方に問題があることで、誤解や不信感が生まれ、組合活動の停滞を招きます。
- 回覧板や掲示板のみでの連絡
- ITを活用した情報共有の未整備
- 組合員向けの説明会や住民同士で意見を交わす場が不足
理事会の属人化
理事が長年にわたり同じ人物で固定されると、新たな住民が関与しづらくなり、組合運営に対する心理的距離が広がります。こうした属人化は、運営の内向き化や意思決定の不透明さを招き、外部からの健全なチェックも困難になります。
役職交代が機能しないことで、理事は疲弊し、組合全体の活力も低下していきます。その結果、住民の声が反映されにくくなり、「管理組合は誰かがやるもの」という無関心の連鎖が生じることが加速されます。
管理会社への依存
管理会社に任せきりの状態が続くと、組合の主体性が薄れ、本来の機能が形骸化します。理事会が管理会社の報告を精査せず、そのまま承認していると、実質的にチェックが働いていない状態に繋がってしまいます。
理事会は、業務の妥当性や契約内容の履行状況を確認する責任がありますが、関心や知識不足からその役割を果たせないことがあります。このような状態では、コストやサービスの質が適正かどうか判断できず、改善の機会を逃してしまいます。
また、理事会からの反応がないと、管理会社も最低限の対応にとどまり、積極的な提案が出にくくなります。結果として管理の質が低下し、住民の不満や不信感が高まる悪循環を生むことに繋がってしまいます。
管理組合再生のステップ
ここからは、管理組合がどのようにすれば生まれ変わることができるのか、管理組合のための再生のステップを紹介します。
管理組合の再生には、会社組織と似たような、段階を踏んだ具体的なアプローチが求められます。ここでは、「現状の可視化」から始まり、「情報共有の改善」や「住民参加の促進」を経て、「持続可能な運営体制の確立」に至るまでの流れを、マンション管理士という以外にも企業経営にも関与している筆者の視点から整理します。
現状把握と診断
まずは、自分たちの組合がどのような状況にあるのかを客観的に把握することが重要です。外部からの視点を取り入れる前に、内部の現状を可視化することで、問題点や改善の余地が明確になります。
そのためには、簡易的な自己診断ツールやチェックリストを活用することが有効です。たとえば以下のような項目を見直してみましょう：
- 理事会は定期的に開催されているか（年1回だけでなく、本来あるべき四半期ごとなど）
- 議事録は作成・保存され、住民に共有されているか
- 年次の収支報告や予算案が透明性をもって提示されているか
- 監事の監査報告がなされているか
- 理事や会計担当者の役割分担が明確になっているか
- 総会や理事会への参加率・委任状の提出率はどうか
また、過去5年分程度の議事録や収支報告書を一覧にして、重要な議題の継続性や決定内容の履行状況を確認することも有効です。これにより、単なる形式的な運営ではなく、実質的に管理が機能しているかを見極めることができます。
さらに、他のマンションと比較して、自分たちの組合がどの位置にいるのかを知ることも有益です。国土交通省をはじめとした国や各自治体が提供するマンション管理診断情報や、マンション管理士による無料の一次診断などを活用することで、より精度の高い現状把握が可能になります。
墨田区の例
さいたま市の例（PDFによるチェックリスト）
情報公開と透明性の確保
管理組合の信頼性を高めるうえで、情報公開と透明性の確保は極めて重要です。総会の議事録はもとより、可能な範囲で理事会の議事録、年次報告、会計情報などを積極的に開示することで、住民との信頼関係を築きやすくなります。
まず、議事録や収支報告書などの文書を、紙媒体だけでなくデジタルでも保存・公開する体制を整えましょう。例えば、マンション専用の掲示板やイントラネット、クラウドサービス（GoogleドライブやDropboxなど）を活用すれば、誰でも簡単に情報へアクセスできるようになります。
また、共有する情報の質も重要です。単に形式的な議事録を貼るのではなく、「何が議論され、どのような決定がなされたか」「今後どのような課題があるか」など、具体的な内容を記載することが求められます。これにより、住民が管理組合の方針や優先事項を理解しやすくなり、意思決定への納得感も高まります。
さらに、定期的な広報紙の発行やニュースレターの配信なども効果的です。管理状況や管理組合活動を「見える化」することで、日頃から関心を持ってもらう土壌が育ちます。加えて、住民からの問い合わせや意見を受け付けるフィードバック窓口を設けておくと、双方向のコミュニケーションが生まれやすくなります。
このように、透明性のある情報開示を徹底することで、管理組合に対する住民の信頼と協力を得やすくなり、健全な運営体制の構築に繋がっていきます。
住民参加の促進
住民の参加意識を高めることは、管理組合の健全な運営に不可欠です。参加意識が薄い状態では、理事や一部の住民に過剰な負担がかかり、持続可能な運営が難しくなります。
まず、勉強会や説明会などの小規模なイベントを定期的に開催し、住民に管理組合の基本的な役割や現在の課題をわかりやすく伝える場をつくることが重要です。筆者の経験上ですが、これにより、「管理は他人事ではない」「あの人が頑張っているなら…」という認識を持つ住民が徐々に増えていきます。
次に、理事以外の住民が自由に意見を述べられる仕組みを整備することも効果的です。例えば、定期的なアンケートの実施や、意見ポストの設置、匿名で参加できるオンラインフォームなどを導入することで、住民の声を拾いやすくなります。
また、世代や家族構成に応じたアプローチも有効です。子育て世帯向けの視点で将来の視点に立ったマンション管理の考え方の提供、高齢者向けに読みやすい文字サイズを意識した資料を配布したりすることで、幅広い層からの関心と参加を促すことができます。
このように、住民一人ひとりが「自分ごと」として管理組合に関わる土壌をつくることが、組織全体の活性化につながり、結果として持続可能なマンション運営を実現する基盤となります。
外部支援の検討
管理組合の課題は内部努力だけでは解決が難しい場合も多く、外部の知見や支援を取り入れることが、持続可能なマンション運営の近道となります。ここでは、外部支援を活用するメリットとその具体的な方法について整理します。
まず、活用しやすいのが地方自治体のマンション管理相談窓口であり、多くの市区町村では、マンション管理士や建築士が無料で相談を受けています。議事録の整備、大規模修繕工事や、マンション内の劣化に対する対応方法、長期修繕計画、組合運営の一般的な問題について支援が受けられます。これは、理事会が専門的な知識を持たなくても、的確な判断を行えるようにするための手助けとなります。
以下は横浜市の例です。
次に注目したいのが、国土交通省がベースとなり自治体が行っている「マンション管理計画認定制度」や、マンション管理業協会が主体で行っている「マンション管理適正評価制度」といった外部評価制度です。これらを活用することで、自組合の管理状態を客観的に評価し、改善すべきポイントが明確になります。
「マンション管理計画認定制度」は「認定」「非認定」の２択ですが、「マンション管理適正評価制度」の評価結果は数値や★５～★無しのグレードで表現されるため、住民への説明にも活用しやすく、管理の質を「見える化」することができます。
また、地域のマンション管理士会やNPO法人などが主催する勉強会やセミナーへの参加も有効です。他の管理組合の取り組み事例や、同様の課題に直面した役員との意見交換を通じて、自らの組合の運営に役立つヒントが得られます。こうした場は、閉じがちなマンション運営に外部の視点を取り入れるよい機会です。
さらに、インターネット上の掲示板や当コラムの様なSNS、Q&Aフォーラムなども活用可能なツールです。近年では匿名で相談ができるオンラインコミュニティが増えており、理事未経験者でも気軽に情報収集や相談が行えます。これにより、知識や経験のハードルを下げ、理事会以外の住民も積極的に関われるようになります。ただし、インターネット上の情報だけに流されずに、上述したようなリアルな交流会や相談会と合わせて活用するのが良いでしょう。
このように、外部支援は管理組合の弱点を補い、運営の質を向上させる有効な手段です。重要なのは、「すべてを外注する」のではなく、「必要な部分で補完する」という姿勢で臨むことです。うまく取り入れれば、管理組合役員の肉体的・精神的負担やコスト負担を軽減し、組合全体の機能を高める効果が期待できます。
合意形成の仕組みづくり
合意形成のプロセスを整えることは、マンション管理組合の運営において非常に重要な要素です。住民全体の納得感を高め、意思決定を円滑に進めるには、住民の声をきちんと吸い上げ、それを反映する仕組みが必要です。
とりわけ、住民の声を収集する手段として、大きな課題やマンションへの導入検討が発生した場合のアンケートの活用が有効です。アンケート項目は簡潔で具体的なものにし、「今後優先的に取り組むべき課題」「現在の管理体制への満足度」「住民間のコミュニケーションの課題」など、実務に反映しやすい形で設計することが望ましいです。メール回答等、オンラインで受け付けるのも一つです。
さらに、課題や導入検討の場合には説明会を開催することも、合意形成を支える有効な手段です。
近年では、ICT（情報通信技術）の活用も合意形成において注目されています。クラウド型の情報共有ツールやアンケートフォーム、Zoomなどのオンライン会議システムを導入することで、物理的に参加が難しい住民の意見も拾いやすくなり、結果として参加率の向上に寄与します。特に管理組合と疎遠になりがちな、外部に住んでいる区分所有者にとっては有効な手段であると言えます。
このように、住民の多様な価値観やライフスタイルを尊重しつつ、意見を公平に反映させる体制を整えることが、長期的に持続可能な管理組合運営の土台となるのです。
実践的ノウハウ：管理不全から脱却するために
管理組合を再生させるには、地道な取り組みと住民の協力が欠かせません。ここでは、実際に使えるノウハウやヒントを中心に紹介します。
役員の役割を明文化する
理事の役割や業務内容を明確にすることは、管理組合の円滑な運営において極めて重要です。多くの管理組合では、「なんとなくやっている」「前例に従って動いている」ことが多く、属人的な運営に陥りがちです。その結果、新たに理事を引き受けることに対する心理的なハードルが高くなり、なり手不足という深刻な問題につながっています。
まず必要なのは、役員の業務範囲や各役職の責任を明文化し、対応業務をマニュアルとして整備することです。たとえば、会計担当理事であれば、毎月の出納管理、年次収支報告の作成、予算案の取りまとめなどが業務範囲に含まれます。副理事長であれば、理事長の補佐業務に加え、負担が大きい理事長に代わって外部との連絡窓口を担うなど、実務的な側面を含めた定義づけが求められます。
このようなマニュアルは、次期役員への引き継ぎにも大きな効果を発揮します。「何を、いつ、どうすればいいのか」が具体的に記されていれば、新たに役員となる住民の負担は大幅に軽減されます。また、年間スケジュールや理事会・委員会などの会議体制、外部業者との契約フローなどを加えることで、全体の運営がよりスムーズになります。
さらに、理事の業務に関するQ&A集や、トラブル対応時の簡易マニュアルなども整備しておくと、理事が困った際に参照できる“よりどころ”になります。これにより、経験の少ない住民でも安心して役職を受けられる環境をつくることができるのです。当無料コラムのような記事を役員間で共有して、認識を新たにすることもあるでしょう。
そして重要なのは、これらのマニュアルや役割定義を、理事だけでなく一般住民にも公開することです。「理事はどんなことをしているのか」が透明化されることで、住民の理解と共感が得られやすくなり、次の立候補者の掘り起こしにもつながります。
このように、理事の役割を明文化することは、単に業務を効率化するだけでなく、住民全体の意識向上と、組合運営の持続可能性を高めるための基盤整備でもあるのです。
ただ、役員にとっては、現役の方、または引退した方含め、マニュアルというと負担が大きいと思います。そのため、一からマニュアルを作るのではなく、記事を共有したり、また当コラムの様な管理組合運営において活用できるような内容のものを集めて、共有するだけでも立派なマニュアルとして成立します。
数値で語る
次に、管理組合として管理費や修繕積立金を意識するとともに、大規模修繕工事等の工事に関する費用など、数値で語れるようにすることが大事です。特に管理費については、管理会社の管理委託費や保守費用、さらには保険料など、人件費や材料費高騰を背景に、管理組合に対してのツケが回ってくることによって、年々高騰していますし、今後将来的にも高騰は避けられないでしょう。
さらに、修繕積立金については、遠い将来の大規模修繕に備えるために、インフレ等の影響はさらに避けられません。また、管理組合にとっては予測すら難しい状況に来ています。
しかしながら、管理組合としては、日々刻々と変化する費用を意識していくことは可能です。残念ながら、管理費や修繕積立金の値上は避けられないところに来ているのは紛れもない事実であり、常に意識しながら値上げの議論をしていくことも重要です。
一方で、管理に関する費用や修繕に関する費用を意識して、下げることはできないのか管理組合として試行錯誤している所も多いのが、筆者の経験上明らかになっています。簡単に業者に対して「下げて欲しい」というのは難しいため、競争原理を活かした相見積もりや、無駄になっている所は無いのか意識することも非常に重要になっています。
独自ノウハウを身に着ける
これは管理組合として行動した結果的な資産ですが、管理組合としての独自のノウハウを身に着ける共に、自分たちの代だけで終わらないように、次期役員含め、ノウハウを継続的に残していく事です。
企業でもノウハウが非常に重要であり、特に創業社長や中興の祖が引退する際には世代交代が問題になりますが、管理組合も同じ現象があります。頑張っていた役員が退任すると、あとに引き継がれず、もとの管理が行き届かない管理組合に戻ってしまう可能性があります。
そのためには、必ず前役員と次期役員が重なるように、大事な所を引き継ぎつつ、その次も…という具合で進めて行く体制も重要でしょう。さらに言えば、管理会社の言いなりにならない、言われても管理組合として合理的な対応策が打てるようになればさらに強くなると思います。
まとめ：今すぐ始めるアクションリストと次の一歩
マンション管理組合の機能不全は、放置すれば住環境や資産価値を大きく損なう深刻な問題へと発展します。しかし、いま問題を直視し、行動を起こすことで、未来は確実に変えられます。
以下に、すぐに実行可能なアクションをリストアップしました。
今すぐ始められるアクションリスト
- 管理組合の議事録を読み返す：最近の議事録がきちんと残されているか、内容がわかりやすいかをチェック。
- 理事会への参加意欲を表明する：理事会の雰囲気が閉鎖的なら、声を上げることからスタート。
- 情報発信手段の見直しを提案：掲示板や回覧だけでなく、メールやSNS、専用アプリの活用を呼びかける。
- 説明会や意見交換会を開く：気軽な交流の場から、住民の関心を引き出す。
- 役割分担の見直しを提起する：役員の負担が重すぎないように工夫。
- 無料相談サービスの利用を検討：区や市のマンション相談窓口、マンション管理士への相談を活用。
これらはすべて「できる人から、できることから」始められる内容です。まずは1つだけでも、行動してみることが、管理組合にとってのスタートになります。
最後に：未来のために「気づく」「共有する」「動く」
マンションは個人の資産であると同時に、地域の大切なストックでもあります。だからこそ、管理組合の機能を守り、育てていくことは、社会的にも意義ある取り組みです。
問題があると気づいたなら、それを見過ごさず、住民同士で共有し、小さくても一歩踏み出す。それが、マンションの100年価値を支える最初の一歩になります。
強い管理組合づくりは、決して外部の専門家任せではなく、住民の“声と知恵”によって実現可能です。この記事が、再生のきっかけとなることを願っています。
今回のコラムを音声で解説
分かりやすく音声でも解説しました。
管理組合として対応すべき事項を、ナレーターがコラムの内容を分かりやすく解説しています。
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