今回管理組合の役員に就任することになったけれど、注意しておくことにどういうことがあるのかな…？
また、
当マンションの規約を見ると、「役員の誠実義務」って条文があるけど、何に注意すればよいのかな？
さらには、
外部専門家を役員に迎えたいと考えているが、業務上損害を出すリスクに対してどのような対策があるのだろうか…？
などなど、役員の義務について疑問となっている点も比較的考えられます。
企業の役員と同様に、マンションの役員にも「誠実義務」という一定の義務が課されることをご存じでしょうか？
今回はこのような役員の義務として、標準管理規約第37条「役員の誠実義務等」という内容を紹介します。
【規約解説】管理組合役員が知っておくべき！誠実義務のすべて
今回紹介する内容は、以下の通りです。
・第37条「役員の誠実義務等」の規定に対する補足・注意事項は？
・「役員の誠実義務等」に対して管理組合や区分所有者が気を付けておくべき事項は？
まず、最初の章では標準管理規約第37条の条文から、「役員の誠実義務等」についてそのままの文面を紹介します。
続いて、この条文についての補足事項や、注意しておくべき事項について国土交通省より提示されています。
それらについて、全て抜き出して紹介します。
そして、最後の章では第37条「役員の誠実義務等」の条文や補足事項を踏まえて、管理組合や区分所有者が気を付けておいた方が良い点を、マンション管理士である筆者独自の視点から具体的に紹介します。
標準管理規約第37条「役員の誠実義務等」を徹底解説！
この章では、第37条「役員の誠実義務等」の条文とともに、内容紹介をしたいと思います。
第37条「役員の誠実義務等」の条文
条文は以下の通りになります。
第37条 役員は、法令、規約及び使用細則その他細則（以下「使用細則等」という。）並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする。
２ 役員は、別に定めるところにより、役員としての活動に応ずる必要経費の支払と報酬を受けることができる。
次項より、各項を説明します。
第１項 役員の誠実な職務執行
役員となった方は、他の組合員のために誠実にその職務を実行する必要があります。
管理組合だけではなく、会社の取締役や士業資格者などの専門職が果たすべき、誠実義務と言われる概念と似ています。
これは、顧客のために、誠実に対応する必要があるという義務ともいえます。
管理組合役員にとっては、顧客の変わりに「他の組合員」と言い換えられていると解釈できるかもしれません。
あと、法令、規約、使用細則その他細則、総会及び理事会の決議に従ってとあるので、法令全般や取り決めに従って、対応することも求められます。
本来当たり前かもしれませんが、第1項では、役員にはこのような義務を課しています。
第２項 活動費と報酬
役員として管理組合のために活動する場合、その際に掛かった費用を受けることができます。
具体的には、他の団体との交流のための費用や、マンション管理のための勉強会への出席、さらにはそこまでの交通費などが考えられます。
そして、活動に応じた報酬も受けることができるとあります。
こちらは、理事会や総会への出席、それ以外の役員としての職務の遂行などに対する報酬と考えることができます。
活動費用ならびに報酬は、「別に定めるところにより」とあるので、これらを運用する場合には細則やその他の規定等で明確化することが必要となります。
第37条「役員の誠実義務等」の規定に対する補足・注意事項は？
この第37条「役員の誠実義務等」の条文は比較的内容が分かりやすいものだったかと思います。
一方で、国土交通省としても補足・注意しておくべき事項があるとして紹介しています。
具体的にどのような内容か、確認してみましょう。
役員が努めるべき財産の毀損の防止
まず、役員については、管理組合の財産の毀損の防止及びそのために必要な措置を講じるよう努めるとあります。
具体的な対策は、管理組合個別具体的な内容になるため、国土交通省から例示含め特に指摘されていません。
最後の章で筆者が考える内容を紹介します。
外部専門家役員における故意、過失のための保険や補償への加入
特に、外部専門家役員の就任においての注意事項を記載しています。
具体的には、専門家としての判断・執行の誤りによる、管理組合財産毀損に関する賠償責任保険への加入に努めるべきとのことです。
また、多額の損害賠償に備えて、保険限度額の充実等にも努めるべきであるとしています。
さらに、故意・重過失による財産毀損は、保険の対象外となります。
そのため、財産的基礎の充実による自社（者）補償や積立て等による団体補償の検討等にも取り組むよう努めるべきであるとしています。
このようなことから、外部専門家においては、管理組合役員就任において、リスクに対する十分なケアが必要という見解です。
外部役員に対する報酬の支払いとチェックの必要性
そして、実際に外部専門家の役員の就任も考えられます。
背景としては、
・区分所有者の高齢化
・住戸の賃貸化・空室化等の進行による管理の困難化
・マンションの高層化・大規模化等による管理の高度化・複雑化
などがあります。
上記に加えて、マンションの円滑な管理のために、外部の専門家の役員就任も考えられるところです。
また、この場合における外部専門家役員に対して、必要経費とは別に、
・実際の業務の困難性や専門的技能・能力等による寄与
などを総合的に考慮して、報酬を支払うことも考えられるとのことです。
その際、管理組合としては、理事会の議事録の閲覧により、報酬を支払う外部専門家役員の業務の状況を適切に認知・確認することが望ましいとしています。
「役員の誠実義務等」に対して管理組合や区分所有者が気を付けておくべき事項は？
第37条「役員の誠実義務等」の条文ならびに、補足事項として国土交通省が提示する届出書面や注意点を紹介しました。
それらを踏まえて、筆者独自の視点から管理組合や区分所有者が気を付けておいた方がよい事項を紹介します。
役員の活動費について補足
以前紹介した、標準管理規約第27条「管理費」
において、役員活動費はこの管理費に含まれるとしています。
また、国土交通省としては、活動費を「役員は区分所有者全員の利益のために活動することを考えると、適正な水準に設定する必要がある」とのことで注意があります。
活動費については、その点も踏まえながら設定することが求められます。
役員が行うべき管理組合財産の毀損の防止対応
役員だけではなく、区分所有者ならびに居住している居住者においても、管理組合内の財産や資産を毀損させることは避けなければなりません。
毀損として考えられるのは、
・緊急に対応しなければならない敷地や共用部分の対策があるにも関わらず放置する
・管理費、修繕積立金といった管理組合の重要財産を役員の個別の判断で使ってしまう
・管理組合の資金を無駄遣いする
・理事会や総会等の承認がない役員や区分所有者による利益相反行為を行う
などが考えられます。
要するに、管理組合に対してマイナスになるようなことは幅広い意味で「管理組合財産の毀損」に該当する可能性があるので、とりわけ役員については注意する必要があります。
そのため、とりわけ役員については当該条項にある「誠実義務」として、管理組合のために誠実に対応する役割が期待されます。
外部専門家役員に対する報酬
役員に外部専門家を起用する場合には、役割によって多い少ないはあれど一定額の報酬を支払っている管理組合も多いと考えられます。
報酬額は、その外部役員の役割や責任度合い、持っているスキルやノウハウによって変わってくるため、一概に適正額を言えない点もあります。
従って、管理組合と外部専門家である役員候補と調整しながら決めていくことが求められます。
管理組合としては、理事会等でまずは決定した後、総会で諮って承認された後に正式に就任となります。
その後、１年間は就任する可能性があることから、費用対効果の面でもよく検討する必要があるでしょう。
外部専門家役員における賠償責任保険の加入の有無の確認
管理組合としては、万が一外部専門家役員が管理組合に対する多大な損失を出してしまった場合、損失を補填してくれるのかどうか心配になるでしょう。
一方で、就任前の検討段階で、外部専門家の方から
「私は○○の賠償責任保険に入っていますので、ご安心ください」
という説明が事前にあるかもしれません。
参考までに、おもな専門家の賠償責任保険としては、以下のようなものがあります。
ちなみに、上記に加入するマンション管理士の場合、外部専門家役員就任を第三者管理者方式として位置づけています。
そして、日本マンション管理士会連合会にて、マンション管理士の中でも一定の資格を持っているとして認定された、「認定マンション管理士」が就任することとなります。
管理組合役員として誠実に対応する義務がある
今回は、標準管理規約第37条「役員の誠実義務等」の条文ならびに、国土交通省が示す補足事項について、筆者の見解も踏まえて紹介しました。
また、管理組合役員に就任するには、一定の負担がかかるうえ、今回紹介したような誠実に対応する義務が課せられます。
全ての区分所有者にとって、一定の役割を担っていくことが重要になってきます。
そのため、今回のコラムを役員活動の参考にして頂ければ幸いです。
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