マンションの管理規約や使用細則は、住民が快適に暮らすためのルールですが、時代の変化やマンションの状況に応じて見直しが必要になることもあります。
しかし、「規約や細則の変更にはどんな手続きが必要？」 「総会の承認がどこまで必要？」 など、変更方法がよく分からない方も多いのではないでしょうか？
本記事では、管理規約や使用細則の変更に必要な手続き、総会での決議要件、注意点 について、管理組合の初心者にも分かりやすく解説します。
・管理規約と使用細則の違いはどういう点か？
・制定や変更にはどのような手続きを取っていけばいいのか？
このような管理組合や区分所有者の疑問を解消すべく、順を追って確認していきます。
【総会決議】管理規約や使用細則変更時に気を付けたい確認ポイントは
今回の記事は以下の様な内容を紹介します。
・管理規約を変更する際の確認ポイント
・使用細則の変更時に押さえるべきポイント
一定のルールである管理規約や使用細則は区分所有者全員が知っておく必要があります。
そのため、制定や変更、廃止などは総会の決議が必要となるでしょう。
管理規約の変更は特別決議という、より厳しい承認がないと変更できません。
一方の管理規約に紐づく使用細則は普通決議（多数決）で変更することができます。
管理規約・使用細則の変更時に必要な手続きと注意点
管理規約や規約に紐づく使用細則を変更するためには、どのような流れで検討する必要があるのでしょうか。
一般的な流れを見てみましょう。
まずは変更箇所を特定しよう
現在運用している管理規約や使用細則と、マンション内での管理方法や使用方法との乖離がでてくることが考えられます。
また、運用中の管理規約で最新の標準管理規約に準拠していない点が見つかることもあります。
法改正に則った最新の標準管理規約に準拠した形で規約を定める必要もあるでしょう。
使用細則なら、例えば駐車場の空きが増えてきて、空いている個所の使用方法を見直したり、逆に増えてきた場合のルールの変更などが考えられるかもしれません。
共用部分の使用において、世の中の流れに伴う法改正等の実態と規約や細則と乖離が出てきた、使いづらくなってきているなど、合わなくなった場合、まずは規約や細則を見直すことを考える時期かもしれません。
変更内容を具体的に検討する
現管理規約や使用細則と、変えるべき姿・あるべき姿の検討を行う必要があります。
一例として、駐車場使用細則の場合についてです。
未使用の空き区画があるにも関わらず、区分所有者限定の場合などもあるでしょう。
その際には空き区画をどのように活用するかを考える必要も出てきます。
また、マンション内に高齢者が増えてきた場合も要検討かもしれません。
デイサービス用の特別車両が出入りすることもあるでしょう。
その際には、その車が優先的に駐車できるように工夫することが考えられます。
さらに電気自動車の充電ができるようにすることも一つです。
一区画を充電ステーションとして開放するということもあるでしょう。
規約や細則も、世の中のトレンドやライフスタイルの変化に応じて変更していく必要も考えられます。
理事会決議を経て総会で正式決定
議論して規約や細則の変更箇所を特定し、変更内容を検討し新たな修正案を固めます。
その後、まずは理事会の中で総会にかけるべく決議する必要があります。
上述の通り、世の中のトレンドやライフスタイルの変化により規約や細則が現在の時代と合っていないこともあるでしょう。
規約や細則を柔軟に変えていくことは、新たに住戸を購入する新規の区分所有者に対しても、住みやすさを提供するということにも繋がります。
逆に古いままの規約や細則では、新たな購入者であるファミリー層を呼び寄せることも難しくなってきます。
そのため、時代の流れとともに、規約や細則の継続的な見直しが自然と必要となってきます。
また、変更が必要な背景としても具体的に考えておく必要があります。
マンション全体の課題として理事会や総会で議論しておく必要があるでしょう。
管理規約を変更する際の確認ポイント
マンション内のルールの変更にあたる管理規約の変更は、多数の承認が必要となります。
管理組合総会の特別決議による承認
総会の特別決議という決議が必要で、多数決で決まる通常決議とは異なります。
その場合、区分所有者及び議決権の4分の3以上の承認が必要になります。
規約の設定、変更又は廃止は、区分所有者及び議決権の各四分の三以上の多数による集会の決議によつてする。この場合において、規約の設定、変更又は廃止が一部の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼすべきときは、その承諾を得なければならない。
区分所有者の権利に影響を与える場合の対応
さらに、一部の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼす場合の検討が必要です。
該当者に対して、その承諾を得なければならないとされています。
「承諾を得なければならない」
という所について、例を挙げます。
例えば本来ならばペット飼育可のマンションがあった場合です。
規約により、急にペット飼育不可にすることになると住民に影響がでます。
変更前にペットを飼っていた区分所有者に対して大きな影響を及ぼすこととなります。
当然ですが、規約が改正されてしまうと、その方はペットが飼えなくなるためです。
そのため、その方に規約を変更することに対して、承諾を得なければなりません。
令和4年6月に施行されたばかりの動物愛護法や、保護猫、保護犬等ペット飼育の問題が社会問題化する中で、急遽ペットを飼わないということはできないでしょう。
そのペットが生きている間は可とするなど、調整が必要になってくるかもしれません。
使用細則の変更時に押さえるべきポイント
規約には含まれていない、細部にわたる取り決めを行う使用細則があります。
対象物件の使用については、別に使用細則を定めるものとする。
とあるので、規約の外で定められるものとなります。
代表的な使用細則の種類とは？
たとえば、先ほどのペットの例を挙げると、
・飼ってもよい場合のルールとして、ペットの種類や共有部分での取り扱いや持ち運び等、具体的に定めるのは使用細則（ペット飼育細則）にて定める
という具合です。
他にも、駐車場や駐輪場の使用方法を細かく定める「駐車場使用細則」「駐輪場使用細則」、集会室の利用方法を定めた「集会室使用細則」、専有部分をリフォームする際に定めたルールである「専有部分修繕細則」などが挙げられます。
特に何かを定めなければならないというのではなく、管理組合でルールとして必要となった場合で、規約の定めでは漠然としすぎる場合に制定することが多いです。
そのため、マンションによっては有り無しがあり、どこにでもあるという訳ではありません。
使用細則の制定・変更にも総会決議が必要
前述しましたが、使用細則もマンションの住民が守るべきルールです。
制定や変更には総会の普通決議が必要です。
標準管理規約に準ずる形であれば、区分所有者の半数以上が参加する総会での過半数という決議で決めるので、管理規約の改正に比べると決議しやすいでしょう。
しかしながら、使用細則の制定や変更も総会で決める必要があり、理事会等で役員だけで決めたりすることはできない点に注意が必要です。
まとめ：適切な手続きを踏んで円滑な変更を
時代の流れとともに、管理規約や使用細則といったルールも生活しやすさと乖離することとなります。
定期的な見直しをかけることで、マンション管理上、住みやすさを提供することも可能になります。
管理規約や細則がなにか現状と違うなと思ったら、また住民から規約や細則についての提案があったら、理事や監事は理事会で変更を提案して変更に向けて動いてみることも一案でしょう。
コメント
使用細則を来年の総会で変更することにしていますが、その細則の一部を理事会決議にて前倒しで施行することはできますか。また、そのことを暫定措置として細則で決めることはできますか。
ご質問の件ですが、細則は基本的には規約の定めで総会の普通決議によって変更されるものかと考えます。
前倒しで理事会で決議→細則に従って管理組合の対応事項を実施する→その後総会正式決議
となると、順番が違うこととなるので、他の区分所有者から反論があっても対応できない可能性があります。
貴管理組合の規約の定めにもよりますが、
（理事会の決議ではなく）総会で決議→細則に従って管理組合の対応事項を実施する
のが基本的な流れとなります。
また、ご質問ありました暫定的に先行して理事会決議で行うことができるとするなら、細則の変更により「暫定的に理事会の決議で実施できる」旨を定める総会決議することも考えられます。
この場合であっても、正式には直近の総会で決議を行うことが望ましいと思います。
（横浜マンション管理・FP研究室）