管理規約や使用細則の変更を行う時には、総会承認を得る必要があります。
予めどこを修正するのか、修正箇所の準備が必要になります。
具体的にどのような手順で変更を行えばいいのでしょうか。
・管理規約と使用細則の違いはどういう点か？
・制定や変更にはどのような手続きを取っていけばいいのか？
このような疑問を解消すべく、順を追って確認していきます。
【総会決議】管理規約や使用細則変更時に気を付けたい確認ポイントは
今回の記事は以下の様な内容を紹介します。
・管理規約変更時の確認ポイントと手続き
・使用細則変更時の確認ポイントと手続き
一定のルールである管理規約や使用細則は区分所有者全員が知っておく必要があります。
そのため、制定や変更、廃止などは総会の決議が必要となるでしょう。
管理規約の変更は特別決議という、より厳しい承認がないと変更もできません。
管理規約に紐づく使用細則は普通決議（多数決）で変更することができます。
管理規約や使用細則の変更にはどのような段取りが必要になるのか？
管理規約や規約に紐づく使用細則を変更するためには、どのような流れで検討する必要があるのでしょうか。
一般的な流れを見てみましょう。
変更箇所を特定する
現在運用している管理規約や使用細則と、マンション内での管理方法や使用方法と乖離がでてくることが考えられます。
運用中の管理規約で最新の標準管理規約に準拠していない点が見つかることもあります。
法改正に則った最新の標準管理規約に準拠した形で規約を定める必要もあるでしょう。
使用細則なら、例えば駐車場の空きが増えてきて、空いている個所の使用方法を見直したり、逆に増えてきた場合のルールの変更などが考えられるかもしれません。
共用部分の使用において、世の中の流れに伴う法改正等の実態と規約や細則と乖離が出てきた、使いづらくなってきているなど、合わなくなった場合、まずは規約や細則を見直すことを考える時期かもしれません。
変更内容を検討する
現管理規約や使用細則と、変えるべき姿・あるべき姿の検討を行う必要があります。
一例として、駐車場使用細則の場合についてです。
未使用の空き区画があるにも関わらず、区分所有者限定の場合などもあるでしょう。
その際には空き区画をどのように活用するかを考える必要があるでしょう。
また、マンション内に高齢者が増えてきた場合も要検討かもしれません。
デイサービス用の特別車両が出入りすることもあるでしょう。
その車が優先的に駐車できるように工夫することが考えられます。
さらに電気自動車の充電ができるようにすることも一つです。
一区画を充電ステーションとして開放するということもあるでしょう。
規約や細則の記載も、世の中のトレンドやライフスタイルの変化に応じて変更していく必要も考えられます。
理事会決議を経て総会で決議する
議論して規約や細則の変更箇所を特定し、変更内容を検討し新たな修正案を固めます。
その後、まずは理事会の中で総会にかけるべく決議する必要があります。
上述の通り、世の中のトレンドやライフスタイルの変化により規約や細則が現在の時代と合っていないこともあるでしょう。
規約や細則を柔軟に変えていくことは、新たに住戸を購入する新規の区分所有者に対しても、住みやすさを提供するということにも繋がります。
逆に古いままの規約や細則では、新たな購入者であるファミリー層を呼び寄せることも難しくなってくるので、時代の流れとともに、規約や細則の継続的な見直しが必要であると言えるかもしれません。
変更が必要な背景としても具体的に考えておく必要があります。
マンション全体の課題として理事会や総会で議論しておくことも重要でしょう。
管理規約変更時の確認ポイントと手続き
マンション内のルールの変更にあたる管理規約の変更は、多数の承認が必要となります。
管理組合総会の特別決議による承認
総会の特別決議という、多数決で決まる通常決議ではありません。
区分所有者及び議決権の4分の3以上の承認が必要になります。
規約の設定、変更又は廃止は、区分所有者及び議決権の各四分の三以上の多数による集会の決議によつてする。この場合において、規約の設定、変更又は廃止が一部の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼすべきときは、その承諾を得なければならない。
区分所有者の権利に特別の影響を及ぼすときの対応
さらに、一部の区分所有者の権利に特別の影響を及ぼす場合の検討が必要です。
該当者に対して、その承諾を得なければならないとされています。
「承諾を得なければならない」
という所について、例を挙げます。
例えば本来ならばペット飼育可のマンションがあった場合です。
規約によりペット飼育不可にすることになると住民に影響がでます。
変更前にペットを飼っていた区分所有者に対し、影響を及ぼすこととなります。
規約が改正されてしまうと、その方はペットが飼えなくなる事態が発生します。
そのため、その方に規約を変更することに対して、承諾を得なければなりません。
令和4年6月に施行されたばかりの動物愛護法や、保護猫、保護犬等ペット飼育の問題が社会問題化する中で、急遽ペットを飼わないということはできないでしょう。
そのペットが生きている間は可とするなど、調整が必要になってくるかもしれません。
使用細則変更時の確認ポイントと手続き
規約には含まれていない、細部にわたる取り決めを行う使用細則があります。
対象物件の使用については、別に使用細則を定めるものとする。
とあるので、規約の外で定められるものとなります。
おもな使用細則の種類
たとえば、先ほどのペットの例を挙げると、「ペットを飼っていい」「飼ってはいけない」は規約で定め、飼ってもよい場合のルールとして具体的に定めるのは使用細則（ペット飼育細則）にて定めるという具合です。
他にも、駐車場や駐輪場の使用方法を細かく定める「駐車場使用細則」「駐輪場使用細則」、集会室の利用方法を定めた「集会室使用細則」、専有部分をリフォームする際に定めたルールである「専有部分修繕細則」などが挙げられます。
特に何かを定めなければならないというのではなく、管理組合でルールとして必要となった場合で、規約の定めでは漠然としすぎる場合に制定することが多いです。
そのため、マンションによっては有り無しがあり、どこにでもあるという訳ではありません。
使用細則の制定、変更も総会の決議が必要
前述しましたが、使用細則もマンションの住民が守るべきルールです。
制定や変更には総会の普通決議が必要です。
標準管理規約に準ずると、区分所有者の半数以上が参加する総会での過半数という決議で決めるので、管理規約の改正に比べると決議しやすいものですが、こちらも総会で決める必要があり、理事会等で役員だけで決めたりすることはできない点に注意が必要です。
まとめ
時代の流れとともに、管理規約や使用細則といったルールも生活しやすさと乖離することとなります。
定期的な見直しをかけることで、マンション管理上、住みやすさを提供することも可能になります。
管理規約や細則がなにか現状と違うなと思ったら、また住民から規約や細則についての提案があったら、理事や監事は理事会で変更を提案して変更に向けて動いてみることも一案でしょう。
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