定期総会が近づいてくれば、次の役員（理事長、理事、監事など）を決定しなければなりません。
理事長以下、副理事や役付理事など役割を明確に決めておくことで、新たに就任した役員で理事会・管理組合内での業務を分担していく必要があります。
一方で、依頼する側である現理事会メンバーや、役員に就任する側でも課題が考えられます。
・役員に選任されそうだけど引き受けなければならないのか
・選任されたけど、果たして役員が務まるのだろうか心配だ
役員はどのように決めていけばいいのか、現役理事長も兼務してるマンション管理士が解説します。
【定期総会】確認しておきたい管理組合役員の選任ルール
今回は管理組合において課題となる、以下のような役員選任におけるテーマを紹介します。
・区分所有者にとって役員就任が必要である理由
・役員のおもな業務
年１度の定期総会において、役員の選任が行われるところも比較的多いかと思います。
事前に現職役員や担当の管理会社経由で「次回の役員をお願いいたします」と初めて言われる方もいらっしゃるかと思います。
一方で、現職役員は、新たな方を候補として挙げて、お願いをしなければなりません。
依頼する側、される側双方にとって面倒な感じはしますが、マンションの区分所有者である以上は避けられない要件です。
今回は依頼する側の理事会や役員側、依頼される側の区分所有者双方の立場にたって、役員の選任について解説します。
役員のおもな選任ルール
役員の選任ルールは大きく分けて次の２つが考えられます。
選任のルールが区分所有者の誰もが分かるように、管理規約や細則でルールを定めておくことが望まれます。
立候補制
文字通り、管理組合として「役員をやりたい人」を区分所有者から募る方法です。
自ら手を挙げ立候補して、総会で決議された場合に就任することができます。
立候補のメリットは、やる気のある人を理事に就任させることができるため、理事会や管理組合内の活性化が期待できます。
実績がある理事であれば、過去のノウハウも活用することができるかもしれません。
デメリットは、同じ人が継続的に役員になることで、理事会や管理組合内の活動が形骸化することが考えられます。
理事会活動の形骸化が懸念される場合は、再度立候補可能なタイミングとして、任期満了後に何年間か期間を空ける等も管理規約の中で検討するのがよいでしょう。
輪番制
立候補と並び、役員選任の方法として取られているのが輪番制です。
持ち回りで役員に就任するため、対象となる区分所有者は必ず役割が回ってくることとなります。
メリットとしては、区分所有者間での不公平感が無く、平等で就任を半ば強制できることです。
デメリットは、住戸の所有はしているものの、実際には住んでおらず賃貸に出していたり、空き家である区分所有者（外部所有者）に対して、役員就任の対象外となる可能性があることです。
さらに、75歳以上の高齢者は役員を対象外とする規定を定めていた場合、高齢者が多い住民構成であれば、対象者の方が期間を空けずに回ってくる可能性もあります。
デメリットを回避するためには、とりわけ外部所有者の場合は、役員を免れるという点から、協力金を徴収することを決めておくのも一つでしょう。
役員交代制
役員は任期満了で全てが入れ替わるのではなく一定数の入れ替えが一般的となっています。
毎年役員の半数や３分の１が入れ替わる交代制を敷くことによって、これまで活動してきた役員は新規役員に引き継ぐことができるとともに、残っている役員が継続して補佐することができます。
前役員や理事会がどのような活動をしていたのか、引継ぎがマンション管理でも重要になってくるので、交代制により、必ず次の方へ引き継ぐ仕組みを構築することが大切です。
就任時の役員報酬
国土交通省が出している、マンション管理規約のひな形である「標準管理規約」には、第37条2項に報酬を受けることができると定められています。
マンションの状況によっては、国としても、役員には報酬を支払ってもよいという見解になっています。
報酬については、国土交通省の平成30年マンション総合調査によると、以下の様な調査結果が出ています。
『各役員一律の場合の役員の報酬額平均は約 3,900 円／月である。役員報酬が役員一律でな
い場合の報酬額平均は、理事長が約 9,500 円／月、理事が約 3,900 円／月、監事が約 3,200
円／月である。』
出典：国土交通省 平成30年度マンション総合調査結果より
報酬は各マンションで決定することができますが、区分所有者にも分かるように、明文化されていることが望まれます。
理事長に就任している筆者もそうですが、理事長や会計理事等の役職理事は他の理事以上に一定の負担が伴う場合があります。
役職に応じて業務の負担も増えることから、それぞれにおいて報酬を設定しておき、管理組合全体や、役員の中でも不公平感がないようにすることも一つでしょう。
就任時の年齢制限を設ける
先に少し触れていますが、高年齢者に対して役員就任を依頼するのは、負担がかかることが想定されます。
中々なり手がおらず、本人の意思で就任を望まれる方は一定の年齢であっても認めることも考えられるでしょう。
区分所有者や住民の年齢構成を見ながら、例えば75歳以上の方は、役員就任を要請されても拒むことができるなど、管理規約や細則に入れておくことも考えられます。
区分所有者の親族でも可能とする
なり手がいない高経年マンションや、外部所有者が多いマンションなどは、住んでいる人だけでは役員が成り立たない場合も想定されます。
その場合は、一緒に住んでいる区分所有者の子や親族などにも役員の就任を認めることも一つでしょう。
これまで記載したケースと同様に、管理規約や細則で定めておく必要があります。
区分所有者にとって役員就任が必要である理由
ほとんどのマンションには管理規約が定められているところが多いでしょう。
その場合、区分所有者、とりわけ住んでいる方にとっては、役員就任が必要となり拒むことは難しいと考えられます。
理由は、管理規約には管理組合内における役員の設置やその役割が定められているためです（標準管理規約第35条）。
また管理組合は、任意の団体ではなく、法律で定められた団体であり、区分所有者が入らなければならない団体であるためです（区分所有法第3条）。
これらのことから、管理規約で選任ルールの対象外になっている状況や病気等で止むを得ない限り、役員の就任を免れることは一般的には難しいと考えられます。
分譲マンションに住んでいる以上、自らも管理組合員の一員であることを考えると、持ちつ持たれつの関係であることを配慮する必要があります。
役員のおもな業務
最後に、役員に就任した場合においてどのような役割を果たしていく必要があるのか、各役職ごとに確認します。
理事全員
理事会への出席が必要となります。
もちろん、都合がつかない等がありますが、その場合は欠席というよりも予め議題を確認し、決議が必要な場合は自分の意思を書面等で示しておくことが望ましいでしょう。
これにより、当日は欠席したとしても理事会の議題には参加したとしてカウントすることができます。
理事長
理事長は標準管理規約第38条に定められている業務を遂行する必要があります。
全て記載はしませんが、管理規約や細則で理事長の業務として決められている事や、総会で年一度の会計報告、理事会での定期報告等が該当します。
管理規約や細則で定められている内容は各マンションにおいてそれぞれ異なりますが、理事長名で掲示書面を出す場合の作成や確認、承認、また理事会を経ずに理事長が承認すべき事項などが該当するでしょう。
他の理事よりも負担が比較的大きく、また一定の責任もでてくる役職となりますので、人選に気を遣う必要があるかもしれません。
ただ、やむを得ず理事長に就任することとなったとしても、負担は掛かるかもしれませんが、他の理事や監事、さらに管理会社からの支援を受けることで対応は可能です。
初めて理事長になった方は不慣れであるのは仕方のない事であり、経験者である他の理事が支援したり、管理会社の支援によって、まずは経験を積むことが望まれます。
ちなみに、理事会で理事長や他の役員の役割を決めるため、総会の決議ではありません。
定期総会後に開催される最初の理事会にて、各役職が選任されることとなります。
副理事長
副理事長は、標準管理規約第39条に、「理事長を補佐し、理事長に事故があるときは、その職務を代理し、理事長が欠けたときは、その職務を行う。」とあります。
理事長を補佐していくのが副理事長の役割と言えますが、先に記載した通り理事長は負担がかかることが多くなります。
理事長が困っている時は良き相談相手として機能することが、理事会や管理組合を円滑に回していくうえにおいては不可欠であるといえるでしょう。
会計担当理事
標準管理規約第40条3項に、会計担当理事について触れています。
「管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行う。」とあるので、一定程度数字に強い方が望ましいといえるでしょう。
ただこの辺りは管理会社に外部委託している場合は、管理業務上の中でサポートしてくれると思いますので、細かな会計知識が必要であるという訳ではありません。
監事
標準管理規約第41条1項に、「監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。」、4項に「監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。」とあります。
総会では監査報告として監事名で出すことになります。
ただし、理事会は理事をもって構成する（標準管理規約第51条）とあるため、厳密に監事は理事会構成メンバーではありません。
しかしながら、4項にあるとおり、理事会に出席して理事の活動状況をチェックしていくことが求められるでしょう。
役員に初めて就任する場合
初めて役員に就任することとなった場合、上記のような業務ができるのか、という不安もあるかと思います。
特に初めて分譲マンションを購入した若い方であれば、役員はどのような業務をこなさないといけないのか、分からない点もあるかもしれませんね。
結論ですが、初めて役員になって何も分からなくても問題はないでしょう。
まず、初めての就任の場合は、理事会メンバーが十分にいるなら、１年目は特に役割がない平理事、２年目は役職理事などを経ることで、経験値が蓄積できます。
理事になっても特殊な知識が必ずしも必要であるわけではなく、通常の住まいの中で感じている課題や、あるべき姿を他の役員と討議することが大切です。
もちろん知識があればよいですが、専門的なことは他のベテラン役員や、管理会社のフロント担当に確認することで対応すれば良いでしょう。
それでも分からない場合は、筆者にご相談頂ければと思います。
まとめ
定期総会時期も近づき、役員の就任の話が出始めるということで、今回は役員の選任ルールや各役員の役割などを紹介しました。
今年は役員か…という区分所有者のため息も聞こえてきそうなぐらい、順番が回ってきたらやや面倒な職務である印象が一般的でしょう。
ただ、どの分譲マンションでもマンションの管理組合を良くしていくのは、役員の活躍次第であるといえます。
役員に就任された方は、マンションをより良くするための活躍をされることを祈念しています。
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