【管理組合Q&A】理事・監事の就任要請に対し拒否できるのか?他

マンション管理

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マンション管理について基本的な課題や質問を、質疑形式で回答する形で紹介します。

今回は理事や監事の位置づけ、さらに就任時の心構えや理事や監事が参加する会議体ともいえる理事会の位置づけについてです。

※Q&Aについては、筆者が所属する浜管ネット(横浜マンション管理ネットワーク)や、マンション管理センター等の切り口も参考にしながら記載しています。

【管理組合Q&A】理事・監事の就任要請に対し拒否できるのか?他

今回は理事や監事、理事会に関する以下の様な内容を分かりやすく紹介します。

・理事や監事に就任しました。どのような心構えで臨めばよいでしょうか?
・理事会に出席して欲しいと言われましたが、理事会は何をするところでしょうか?
・理事に就任して欲しいと言われましたが、断ることは可能でしょうか?

理事や監事といった役員や理事会に関してフォーカスを当てましたが、このあたりは誰もが初めて就任する際には気になるところでしょう。

そのような役員の初心者の方だけではなく、ベテラン役員の方に対しても、管理組合として初めて役員になられる方に対する対応として参考になればと考えています。

理事や監事に就任しました。どのような心構えで臨めばよいでしょうか?

理事や監事はマンションの区分所有者全員で構成される管理組合役員ですが、総会で承認後理事会を構成して管理組合内の業務を担当することとなります。

なかでも理事長に選ばれた場合には、理事を代表して総括する立場です。

理事は規約に従って総会で忖度された業務や日常起こる業務に対して、理事会で検討、審議、決定して実行することになります。

ちなみに、監事は会社でいう監査役のような役目であり、おもに理事の業務や理事会のチェック担当であり、理事会における議決権はありません。

心構えとしては、理事は自分の住戸や都合の良い形で考えるのではなく、常に管理組合全体のことを考えて客観的な立場で意見を述べることが大切です。

また、管理規約や細則に則って、理事会を通じて意見を出し合って決議するとともに、総会で忖度された業務を誠実に実行することが求められます。

管理組合に対する、共同の利益に反する行為は絶対に行ってはならないことや、管理組合の損失が自己の利益になるという利益相反行為にあたることに対する議決権は行使できないなど、自分を律しながら臨むことも求められます。

理事会に出席して欲しいと言われましたが、理事会は何をするところでしょうか?

法律上、理事や理事会に関する規定はありませんが、ほとんどの管理組合は国土交通省が定める、法律の解釈を分かりやすくした標準管理規約をもとに管理規約を策定して運営を行っています。

その中において、理事や理事会に関する項目を定めており、これらを設置して運営しています。

理事会は業務を執行する意思決定機関として管理規約に定められていますが、招集手続きや決議事項、議事録の作成等も管理規約に規定されています。

そのような中で、理事は総会で決議した方針にしたがって、業務執行の意思決定を行い、理事の代表である理事長は理事会の決議にしたがって管理組合の代表として、業務を執行します(管理組合法人を除く)。

副理事長は、理事長に事故がある時は理事長を代行し、会計担当理事やその他の理事は役割を決めて業務を分担することとなるでしょう。

議案は理事会内で決めることも多いですが、管理会社に委託している理事会においては、委託業務の中に理事会運営支援があるため、議案が出てくることもあります。

具体的な議案としては、収支決算案、事業報告案、収支予算案など総会に提出する議案の作成、検討や、専有部分の修繕工事の承認・不承認の決議、さらには議事録の作成などです。

これらの対応のために、前述した心構えを意識しながら理事会に臨む必要があるでしょう。

理事に就任して欲しいと言われましたが、断ることは可能でしょうか?

前提として、区分所有者(マンションの所有者)は、管理組合への加入は義務であり、必ず組合員となる必要があります。

組合員である以上は、規約に理事に関する就任や理事会等への出席の定めがあれば、対応しなければなりません

これが前提ですが、仮に理事を辞退することとなると、他の区分所有者に負担がかかることとなるだけではなく、一定の方が繰り返し役員に就任しがちになってしまい、管理組合として果たして適切といえるのかという課題も発生します。

すなわち、自身の就任拒否が、他の方へのしわ寄せだけではなく、将来的には管理組合全体に影響を及ぼすこととなる他の影響へ発展する可能性もあるということです。

マンションの区分所有者である以上は、理事への就任や理事会への出席はいずれ回ってくる可能性があるという点をまずは理解しておく必要があります。

他の区分所有者との公平性や役員就任の理解を、管理組合としても進めていくこととなるでしょう。

一方で、多忙であったり、病気がちである、高齢者が多くて理事就任への負担が重なる、さらに相続や投資目的等によってマンション自体に住んでいない区分所有者が多い場合は、他の区分所有者への負担が多いこととなります。

その場合は、一定の年齢の方は就任から除外することや、住んでいない区分所有者から理事会協力金等を対象者から徴収する、外部専門家等の役員を招聘するなど、総会や管理規約、細則で定めていく必要があります。

役員就任は難しいことではない

理事や監事等の役員就任を初めて要請されたり、初めて出席する場合は、何をしていいのか分からない点もあると思います。

最初は誰も分からないので、致し方ないことであり、できることからやればいいでしょう。

理事に就任して、理事会に出席するにあたり、マンションで生活するうえで、マンション全体に影響を及ぼす点で気になることから考えるのでもいいと思います。

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