マンションの管理には欠かせない管理会社との間で必要不可欠な管理委託契約書や重要事項説明書ですが、理事会や区分所有者の中には、以下のような疑問や悩みもあるでしょう。
・区分所有者として重要事項説明書の見方が良く分からないが大丈夫か？
・管理会社との管理委託契約で重要事項説明を鵜呑みにしてもいいのかな？
今回はこのような管理組合の悩みを少しでも解消できるようにと思っています。
そのため、重要事項説明書の詳細を記事化しました。
過去、管理会社から配布される重要事項説明書の内容の妥当性等も細かくチェックしました。
そのような経験もあるマンション管理士の筆者が具体的に解説します。
【重要】管理会社が配布するマンション重要事項説明書の確認ポイント
今回のテーマは次の項目を中心に紹介します。
・重要事項説明書のチェックが重要な理由
・重要事項説明書を確認する際に確認すべき点３つ
管理会社との管理委託契約書を交わす前に、重要事項説明があります。
この重要事項説明は、管理会社の中でも管理業務主任者という資格を持つ担当者しか実施できず、その資格者からの説明を受けることになります。
同一の契約条件で締結する場合は、管理者（≒理事長）に対して行われます。
一方で、新たな管理会社との新規契約や条件が変更となる場合もあるでしょう。
その場合は、マンションの区分所有者に対しての説明が必要となります。
おおむね総会の前に説明会を行うことが一般的となっています。
説明会は管理委託契約を決議する総会当日の場合も多いでしょう。
そのため、事前に配布される重要事項説明書を読み込まなければなりません。
その際に確認すべき事項をチェックしておくことも必要でしょう。
そこに役立つ、重要事項説明書において確認すべき点を３つ紹介します。
管理会社との重要事項説明書の見方をまとめました
管理会社との管理委託契約に際し、事前に区分所有者に配布される重要事項説明書の確認をしてみましょう。
要点について、確認しておいた方が良い点を中心に、詳細を解説します。
そもそも管理会社との重要事項説明書とは
重要事項説明に関する定めは、「マンション管理適正化法」第72条に定められています。
管理会社が、管理組合と管理の委託を受けることを内容とする契約を締結しようとする時に、あらかじめ国土交通省令で定める説明会を開催する必要があります。
この場合、管理会社は説明会の1週間前までに、管理組合の区分所有者及び管理者（≒理事長と考えてよいでしょう。以下同様）等の全員に対して、重要事項並びに説明会の日時及び場所を記載した書面を交付する必要があります（同条1項）。
この書面のことを重要事項説明書といいます。
契約内容を理事長や区分所有者が理解しやすいようにまとめられているものです。
管理会社の団体である、マンション管理業協会にそのひな形（PDF）が掲載されています。
以下、ひな形の一部を紹介します。
重要事項説明書の中身は？
今回のコラムとあわせて、リンクを貼ったPDFひな形
と見比べてみてください。
第一面には今回の重要事項を説明する管理業務主任者の担当者や管理会社の情報、契約が新規か、同一条件でない場合の更新か、同一条件である場合の更新かの記載があります。
金額の減額や契約期間の短縮等、管理組合にとって有利な条件となる場合は、「同一条件」としてみなされます。
※国土交通省 近畿地方整備局
「Q1-2. 従前の契約と同一条件で契約を更新しようとするときには重要事項説明会はいらないと聞いたが本当なのか。」
第二面には、対象のマンションの情報が記載されることとなります。
ここで自分のマンションの情報と相違ないかを確認することとなります。
また、第三面以降が、具体的に管理会社との契約内容の記載となります。
そのため、一部ひな形を抜粋しながら次章以降で紹介します。
管理事務の内容及び実施方法
まず、ひな形の最初にくるのが、管理事務の内容及び実施方法という項目です。
基幹業務とそれ以外に分けてみていきましょう。
基幹事務
この中に管理会社に委託する基幹業務の具体的な記載があります。
※マンション管理業協会 重要事項説明書より一部抜粋
それぞれ、「①管理組合の会計の収入及び支出の調定」、「②出納」、「③マンションの維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」の3点からなります。
「①管理組合の会計の収入…」は収支予算と決算、月次等収支状況の報告作業です。
予算、決算において「素案の作成」とありますが、具体的に決めるのは総会の決議です。
そのため、素案という形の記載になっています。
そして「②出納」は管理組合のお金の出し入れを管理会社に任せることになります。
自主管理マンション（管理会社ではなく管理組合自ら管理業務を実施するマンションのこと）は別として、理事長や会計理事が都度支払いの作業をしていると、非常に手間が掛かり煩雑になります。
したがって、日々の管理に関する出納は管理会社に任せるのが一般的です。
さらに、「③マンションの維持又は…」については、マンションは長期的には劣化が進行し、12〜18年等のサイクルで大規模修繕工事が必要となります。
そのために、長期的な視点にたった長期修繕計画を企画しますという内容です。
ただ、二において、「本契約とは別個の契約とする」とあります。
中には、基幹業務として請け負っている管理会社もあります。
よって、通常の管理委託費に含まれるのか、別途費用が発生するのかの確認は、十分にすべきでしょう。
基幹事務以外の管理事務
続いて、基幹事務以外の管理事務についてです。
こちらは、「①管理員業務」「②清掃業務」「③建物・設備管理業務」「④その他の管理業務」が該当します。
①管理員業務
まず、「①管理員業務」についてです。
※マンション管理業協会 重要事項説明書より一部抜粋
管理員の業務について、どのような形態で契約するかを確認する必要があります。
最近では、管理員のなり手不足が深刻化しており、良い管理員を探すのは非常に難易度が高くなっています。
そのため、管理組合として管理員の勤務形態にも一定の配慮をする必要が出ています。
労働条件として管理員への負荷が掛かり過ぎないような点が必要です。
また管理員の稼働が少な過ぎて収入減にならないようにという点も挙げられます。
通常考えると、評価が高い管理員は、そのマンションの中の好条件で稼働します。
加えて、金額的、時間的、立地的に好条件のマンションで働きたいと考えます。
また管理組合や住民と良好な関係の中で働きやすさを求めることも多いでしょう。
②清掃業務 ③建物・設備管理業務 ④その他の管理業務
「②清掃業務」「③建物・設備管理業務」「④その他の管理業務」に関してです。
※マンション管理業協会 重要事項説明書より一部抜粋
まず、「②清掃業務」ですが、日常清掃と定期清掃に区分されます。
定期清掃は、廊下やエントランス等共有部分を、専用のポリッシャー（円形ブラシがついている電動の清掃器具）で清掃業者が実施していくものです。
年何回程度の割合で行うか、汚れの程度とともに考えていく必要があります。
そして、「③建物・設備管理業務」についてです。
こちらは自治体等で定められた法定点検は定期的に実施することが必須となります。
そのため、管理会社への依頼は必須となってくるでしょう。
さらに、「④その他の管理業務」は、理事会、総会支援をはじめとして、点検や検査の助言や図書の整備、保管もあります。
管理事務室がある場合は、管理員が図書の整備、保管等の業務を兼ねることもあります。
マンションに合わせてどのような形になるのか、確認しておく必要があるでしょう。
管理組合の財産管理の方法
続いて、管理組合の財産管理の方法に関する取り決めです。
組合員から徴収した管理費や修繕積立金を管理会社がどう管理するかについてです。
※マンション管理業協会 重要事項説明書より一部抜粋
こちらは、マンション管理適正化法ならびに施行規則によって定められた手法により、管理会社が管理組合の銀行口座を適切に管理するという内容です。
図の例では、当月分を前月26日に各区分所有者から口座振替の方法により徴収されます。
つまり前払いであり、引き落としにより徴収されるということとなります。
管理費、修繕積立金の徴収方法としては、この形式が多いでしょう。
理由は、管理費、修繕積立金は、管理組合の共有財産であり、払い漏れや滞納が無いようにしなければならないからです。
うっかりした払い漏れや徴収漏れが無いようにするための手段ともいえるでしょう。
また、法規則には、具体的にはイ、ロ、ハの方法があり、それぞれ以下のとおりとなります。
※各図は国土交通省 関東地方整備局の資料より抜粋
イの方法
管理組合が一時的に収納する収納口座を設け、管理費、修繕積立金を一旦徴収します。
管理費から管理事務に要した費用を差し引きます。
そして、管理費用の残額と修繕積立金全額を、翌月末日（1ヶ月以内）までに、管理組合名義の保管口座に収納する流れです。
収納口座は、管理事務に要した費用の支払いを行う必要があります。
そのため、管理会社が管理組合の通帳、印鑑を保管します。
ただし、後述する保証契約のところでも触れますが、1ヶ月分以上の管理費と修繕積立金の合計額について、管理会社が保証措置を講じる義務があります。
一方の保管口座は、管理会社による印鑑等の保管は行いません。
通帳は日々の記帳があるため管理会社が保管します。
対して、お金を下すためには管理組合（理事長等）が保管する印鑑が必要です。
この形により、管理会社、管理組合双方に不正が無いようにけん制が入ります。
ロの方法
管理費はイの方法と同様の手法ですが、修繕積立金は直接保管口座に収納されます。
収納口座、保管口座それぞれの印鑑、通帳の管理はイの方法と同じです。
ハの方法
管理費と修繕積立金を、管理組合名義の収納・保管口座に収納する方法です。
イ、ロの方法との違いは、印鑑等の保管は管理会社は行わない点です。
そのため、管理事務に要した費用であっても管理会社が直接支払い手続きが出来ません。
都度印鑑所有者の許可を得て支払いを行う事となります。
保証措置を講じる必要がないことから、そのような対応をする必要がある（保証措置を講じることができない）管理会社の場合は、ハの方法となります。
管理事務に要する費用並びにその支払の時期及び方法
管理組合として関心が高い、月額の管理会社に支払う定額委託業務費の金額になります。
※マンション管理業協会 重要事項説明書より一部抜粋
上記の例は、「月額77万円（税込）を、毎月末日までに当月分を支払う」という例です。
管理費が高いか、安いかは管理組合として管理の質にもよるため判断が難しい所でしょう。
管理委託費の相場は、「管理委託費 マンション 相場」等で検索可能です。
検索すれば、住戸当たりや面積当たり等の一般的な金額が出てきます。
自身の管理組合と比べてどのような状況なのか、目安として確認するのもいいでしょう。
管理事務の一部の再委託に関する事項
管理会社が受託した業務を、提携業者にさらに委託する場合（再委託）の内容です。
※マンション管理業協会 重要事項説明書より一部抜粋
内容は、基幹事務とそれ以外に分けて記載がなされています。
基幹事務では、修繕積立金等の収納業務は収納代行会社に再委託することが考えられます。
基幹事務以外では、定期清掃やエレベータなどの各種保守点検業務があります。
管理会社自体で清掃事業を持っていない場合は、再委託をする必要が出てくるでしょう。
また点検業務も専門の業者に依頼することが考えられます。
保証契約に関する事項
前述の収納口座（財産管理イ、ロの方法）で説明しましたが、管理会社が一時的に管理組合の管理費、修繕積立金を預かることになることから、事故等に備えて、マンション管理業協会保証機構が、これらの1ヶ月分の額を限度として保証する契約の内容となります。
※マンション管理業協会 重要事項説明書より一部抜粋
イ、ロの方法は、管理費、修繕積立金の徴収後1ヶ月以内に管理会社が引き出せない保管口座に移さなければならないこととなっていますが、この1ヶ月以内に管理会社側で何かが有った場合に、その分を保証するということになります。
ただし、管理会社によっては、当該保証機構に未加入等の理由により、イ、ロの方法が取れず、ハの方法になる場合もあるので、確認が必要でしょう。
その他の記載事項
「８ 免責に関する事項」「９ 契約期間に関する事項」「１０ 契約の更新に関する事項」「１１ 契約の解除に関する事項」「１２ 法第７９条に規定する書類の閲覧方法」があります。
それぞれ、管理会社が各事項を定めています。
重要事項説明書のチェックが重要な理由
これまでに重要事項説明書の内容を紹介しました。
管理組合としても重要な内容が折り込まれている書類であるといえるでしょう。
しかしながら、総会の直前に管理会社から知らぬ間にポストに投函されています。
チェックが重要な理由として具体的に挙げてみます。
承認したら１年間その管理会社に委託する必要が出る
重要事項説明を経て、管理委託契約に至れば、決められた期間（1年間が一般的）管理会社に管理を委託することとなります。
管理組合としてその費用を各区分所有者から徴収した管理費から支払う事となります。
管理会社との管理委託契約は、管理組合総会の普通決議による承認により決まります。
承認された場合には、期間が1年の場合は1年間、毎月管理会社へ決まった額の多額の管理委託費を支払わなければなりません。
これまで管理会社とそのまま契約を継続し、払っていることが大半かもしれません。
しかしながら、この金額は果たして適正額なのか、冷静になってみると確認することも管理組合や理事会として必要です。
そのため、事前に重要事項説明書をチェックをして、適切な契約なのか確認する必要があります。
そして、果たしてこの条件で契約して良いものか、理事会や各区分所有者は契約を締結する前に確認する必要があるでしょう。
総会での議案として挙がってくる
管理会社に委託契約を行う場合は総会決議が必要です。
「適正額かどうか判断ができない」場合においては、総会で否決することも可能です。
対して、一般的に区分所有者は、管理組合の業務に無関心の方が多いこともあります。
そのため、「今回も賛成でいいだろう」と賛成に〇をつけてしまう方も多いです。
一部の方が問題意識を持ったとしても、区分所有者の大多数がこのような方ばかりならば、賛成多数により承認可決されてしまうこともあります。
したがって、事前の準備も必要となってくることが非常に重要となります。
重要事項説明書をチェックする際に確認すべき点３つ
重要事項説明書の各項目説明のところで、注意点について触れました。
最後に全体を通じて確認すべき点を３つ挙げたいと思います。
これまで契約業務を適切に実行してくれているのか
新たな重要事項説明書が配布される前、すなわち、総会が開催される数か月前においては、現在の管理委託契約が適切なものになっているか、改めて確認しておく必要があるでしょう。
前回の重要事項説明書を確認することも必要でしょう。
また、現在締結している管理委託契約についても十分に見ておきたいところです。
現理事や理事長にとっては、前理事や理事長を中心に理事会で議論して、総会に諮って可決したものであり、直接関与していないものかもしれません。
しかし、現状の管理委託契約は現理事や理事長が把握しておく必要があります。
果たして現在の契約が適切か、また契約通り業務を実施しているのか、チェックしていくことが必要でしょう。
契約内容と業務に相違がある場合や、業務が適切に実施されていない等、認識が異なる場合は現在の契約期限が満了になる前に、あらかじめ交渉しておくことも必要です。
ただし、管理組合として管理会社に対する契約外の過剰な要求や依頼は禁物であり、契約内容に沿った業務内容になっているかを確認することが大切と言えます。
管理委託費は金額的に妥当か
前述しましたが、「管理委託費 マンション 相場」等で調べると、目安としての管理委託費が出てきます。
自らのマンションの戸数や管理状態と照らし、妥当なのか確認することは可能でしょう。
高い場合は下げたいのか、または管理会社に対して品質をあげる交渉を行うのかなど、検討することも一つです。
しかしながら、前述した管理員の採用の難易度が増していることに加えて、管理会社もフロントマンの人材不足による人件費の高騰や、働き方改革により長時間労働の回避など、会社の状況も変わってきています。
管理組合として根拠なく単に値下げの要請をすれば管理会社から良い顔をされない可能性もあります。
さらに、最悪の場合は管理会社から、管理委託契約終了を言われるリスクもあります。
金額交渉は、現在の業務内容を十分に確認しつつ慎重に行う必要があるでしょう。
中長期的に信頼して付き合っていける管理会社か
重要事項説明に記載の内容は、次の契約期間内の業務となります。
そのため、最短では1年の内容となり金額や業務内容が中心となるでしょう。
しかしながら、マンションは中長期目線で管理していかなければなりません。
そこでは大規模修繕や長期修繕計画も重要なポイントです。
とりわけ、重要事項説明書には、基幹業務の中に「③マンションの維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」という項目があり、長期的な維持、修繕に関する業務も含まれます。
更に自治体による管理計画認定制度は、日々の管理と長期的な管理が必要となります。
そこには、長期修繕計画や修繕積立金の額もフォーカスされています。
その観点から、中長期的に信頼していける管理会社かどうかも見ておきたい所です。
改めて毎年の契約において検討すべき点と言えるでしょう。
まとめ
今回は重要事項説明書の書面を題材としました。
とくに重要事項説明書の具体的な見方や注意点、更に確認しておきたい点を挙げました。
管理会社に管理委託している管理組合なら事前に重要事項説明書は配布されます。
総会決議直前に重要事項説明会が開催され、流れで総会が開催されることが多いでしょう。
一方で、可決されれば、最低1年間は管理会社と付き合う必要が出てきます。
管理組合としては、余裕を持って現在の契約内容を確認しつつ、その内容に従って管理会社は適切に業務を行っているか、総会実施の数か月前に当たりをつけて、事前交渉しておきたいものです。
重要事項説明会や総会の直前になって慌てないためにも、事前に準備しておく必要があると言えます。
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