前回、管理組合における利益相反取引について紹介しました。
一般的には管理組合においてなんらかの費用負担や不利益を強いられながら、理事長等の役員や区分所有者や住民等の第三者が金銭的なメリットを享受することが想像されやすいでしょう。
利益相反取引は、管理組合としてメリットがよりあると考えるなら、一定の手続きを経て実施すれば必ずしもNGという訳ではなく、取引について規約でも定めることが可能です。
一方で、管理会社が行う利益相反取引というパターンもあります。
この場合、管理組合にとってどのようなことに注意しなければならないのか、その類型も確認しながら今回紹介します。
管理会社における利益相反取引の類型は？【管理組合は要注意】
今回紹介する内容は以下の通りです。
・利益相反取引を行うことに対する管理会社の問題点は？
・管理組合として、管理会社の利益相反取引が発生しないためにできることは？
コンプライアンスが比較的厳しければ、利益相反取引を引き受ける管理会社も社内研修等の充実もあり、少ないと考えられます。
一方で、管理会社のフロント担当が気付かない場合や、それでも見返りを求めてなんらかの取引を行うことも想定されます。
管理組合としては、このような行為が発生しないように、チェックすることも必要でしょう。
今回は管理会社側で考えられる利益相反取引について確認します。
管理会社が行う利益相反取引の類型は？
まず、管理会社が行うと考えられる、利益相反取引としてどのようなものがあるのでしょうか？
一般的に考えられるものを確認してみます。
グループ会社を活用した発注
多くの会社では、管理会社をフロント企業として、その系列や関係が深い会社の中に大規模修繕工事を請け負う施工会社や、設計事務所、清掃等のメンテナンス会社を抱えていることが多いでしょう。
それ自体は、グループ経営で総合的にメリットを発揮することで、グループ企業で一括して管理組合に対してサービスを提供するということが可能となります。
一方で、グループ企業内にあっても、管理組合としてはメリットがあるかどうか、金額的やサービス内容の充実さを含め、細かく確認する必要があるかもしれません。
不適切な業者の推薦
グループ系列企業であってもなくても、メンテナンスや修繕、保険代理店等の企業を優先的に進めてくる場合があります。
これも管理会社として付き合いがあるとして、業務のしやすさや連携、金額的メリットがあるなど、致し方ない点も考えられます。
一方で管理組合としては、そのような内部の細かいことはわからないまでも、本来ならもっとメリットがある業者があるのではないかと考えることも重要です。
過剰なメンテナンス、修繕の推奨
共用部分においてそこまでメンテナンスや点検をしなくても十分な機能を発揮している場合は、メンテナンスの内容は最低限でよいかもしれません。
また、修繕においても、劣化はある程度進行はしているものの、次回の大規模修繕工事に合わせて実施することも考えられる場合もあるでしょう。
素人が多い管理組合に対して、過剰な推奨をしてくる場合は、注意深く確認していくことも大切です。
リベート・バックマージンの受領
管理会社が修繕工事や設備機器購入時において、販売業者からリベートやバックマージンを受け取る場合です。
取引関係の実態が分からない管理組合には、こればかりは分からないのが実情です。
金額の明細等を細かく提示してもらうことや、不明な代金が乗っていないかも確認しておく必要がありそうです。
共用部分の不適切な利用
本来の管理委託契約では、管理員さんが使用する際の管理室の利用や、清掃をする場合の水道、電気の利用等は、管理組合負担であると定められていることが多いでしょう。
一方で、それ以外の共用部分を管理組合の許可なく利用する場合は、注意する必要があります。
共用部分を使用することは管理組合として光熱費や場所代等、一定のコストがかかっています。
管理組合として許可を与えるか費用負担をしてもらうかなどを検討する必要があるかもしれません。
利益相反取引を行うことに対する管理会社の問題点は？
冒頭でも記載しましたが、管理組合が行うのと同様に、管理会社における利益相反取引は必ずしもNGという訳ではありません。
ただ、実施するにあたって確認しておいた方が良い点も存在しますので、その点を確認します。
費用の増加
まず、管理会社が管理組合に提案してきた案件が実際には高額である場合です。
他の提案や代替案を模索することもなく、管理会社から提案してきた内容だから信頼していいだろうと考えてしまいがちです。
常日頃からコストの削減や、管理費、修繕積立金の値上げの状況にある管理組合としては、費用が増加することについて回避することを考えなければなりません。
品質面の低下や劣化の進行
仮に管理会社が提案してきた案件の費用が安い場合であっても、それが粗悪品質であれば管理組合としてマンションの劣化に繋がります。
結果的にメンテナンス費用が高くなり、管理組合の利益やマンション資産の毀損につながるかもしれません。
適正な業者選定の妨げ
管理会社としては、関係が深い特定の業者を中心に管理組合に提案してくることも多いでしょう。
フロント担当の業務負担の増加等を考えると、管理会社としてもやむを得ないことなのかもしれません。
しかしながら、公平性の欠如という観点から、管理組合として自由に業者を選定する妨げになる可能性があります。
区分所有者や住民の不信感
これらのことが管理組合として積もれば、住んでいる区分所有者や住民から、管理会社やさらにはそことの対応をしている理事会や役員に対する不信感も発生するかもしれません。
本来なら、区分所有者と住民、そして理事会や役員とは管理組合として同一方向を向いていく必要があります。
管理会社が行う取引において、管理組合内で不信感が生まれるとなると、お互いにとって不幸な結果となってしまいます。
法的リスク増加の可能性
最終的には、管理組合として管理会社の利益相反取引を容認し、管理組合の利益を損なう運営上大きな問題が発生すると、管理会社だけではなく、管理組合としても法的リスクの発生も無視できなくなります。
この点から、管理会社と管理組合の関係は、公正で透明性のあるものに保たれる必要があるといえるでしょう。
管理組合として、管理会社の利益相反取引が発生しないためにできることは？
最後に、管理組合にとって不利益となる利益相反取引が発生しないために、どのようなことを考えておけばよいのか紹介します。
合理的な取引であるかの確認
管理会社が提案する取引が合理的な取引であるか、理事会や総会で必ず確認したほうが良いといえます。
具体的には、
・金額の安さだけではなく、見積もり内容で判断する
・大規模修繕工事等高額な発注は競争入札を検討する
・発注先企業の管理会社との関係性をヒアリングしたり実績を調査する
などが考えられます。
ただ、前述したリベート（バックマージン）の受領は管理組合にとって直接取引がないため明確にするのは難しく、また影響の度合いを考えるのも困難かもしれません。
参考までに、国土交通省が2017年1月に通知した、「設計コンサルタントを活用したマンション大規模修繕工事の発注等の 相談窓口の周知について（通知） 」には、
という注意喚起が出されています。
理事会や総会を通じた審議
役員や区分所有者等、管理組合における利益相反行為と同様に、仮に利益相反取引に該当する場合は、理事長をはじめとした役員に任せるだけではなく、理事会や総会で審議する必要があるでしょう。
透明性がある決議を行うことで、責任ある理事会や役員にとっても安全であるといえます。
支出明細のチェック強化
利益相反取引にあたる取引内容がどのような内容なのか、理事会はもちろんですが総会でも確認することが求められます。
特に大規模修繕工事やエレベーターの交換工事等、高額な発注案件であった場合は、より詳細の見積内容を精査し、疑問点があったら管理会社に細かく確認すべきでしょう。
外部の第三者のチェック
管理組合として余裕がある場合、管理会社とは全く関係のない、第三者のチェックを受けることも一つです。
具体的には、管理会社に所属しないマンション管理士や管理会社系列の設計会社に所属しない建築士などが考えられます。
マンション管理士には取引内容などを中心にチェック可能かもしれませんし、建築士であれば修繕やメンテナンスの合理性などのチェックが可能となるかもしれません。
利益相反取引のチェックには透明性、公平性、合理性が重要
これまで紹介した通り、利益相反取引は様々な問題や対策が必要になります。
マンション管理において素人が中心の管理組合としては、なかなか見破ることは困難かもしれません。
しかしながら、常日頃からチェックポイントを設けておくことで、管理組合としても管理会社側にけん制を入れていくことが重要です。
とりわけ、取引の透明性や公平性確保のためにも、合理的な判断が必要になってくることとなるでしょう。
コメント