マンションの管理を管理会社に委託する際、締結するのが管理委託契約書です。
しかし、理事会や理事の中には、こんな疑問や悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
✅ 契約書の内容がよく分からないけれど、問題ないのか？
✅ 契約の内容を十分理解した上で、総会で決議したい
本記事では、こうした管理組合の悩みを解消できるよう、管理委託契約書のポイントを解説します。
マンション管理士として多くの契約内容をチェックしてきた筆者が、分かりやすくご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
※契約に関する内容のため、個別具体的ではなく一般的な解説となります。
マンション管理委託契約書の重要ポイントと確認方法
今回のテーマは次の項目を中心に紹介します。
・管理委託契約書のチェックが重要な理由
・管理委託契約を締結する際に注意すべき点３つ
管理会社からの重要事項説明が行われた後、管理組合総会において管理会社との管理委託契約の議案が議論されます。
・前期と同一の内容であれば説明会が省略される場合
双方あります。また、
・重要事項説明書は契約内容を分かりやすく箇条書きや図表等で記載
と違いがあります。
実質は、重要事項説明書の内容を確認して、契約を締結するか否かを区分所有者全員が総会に出席して判断することとなります。
そのため、重要事項説明書の内容をしっかりと確認することが重要です。
契約書に署名・押印するのは、その時期に在任している理事長です。慎重な判断が求められます。
そのような契約書について、
・管理委託契約を締結する際に注意すべき点を３つ
について紹介します。
管理委託契約書の見方を徹底解説！注意すべきポイントは？
管理会社との管理委託契約時に交わす、管理委託契約書の内容を確認します。
要点について、確認しておいた方が良い点を中心に、具体的に解説します。
細かい点も多いですが、特に重要なポイントを中心に解説します。
管理委託契約書とは？基本から解説
管理会社と管理組合の間での管理委託契約に関する定めは、
マンション管理適正化法第73条「契約成立時の書面」
として、明確に定められています。
契約の前に、管理会社が管理組合と管理の委託を受けることを内容とする契約を締結しようとする時に、あらかじめ国土交通省令で定める説明会を開催する必要があります。
この時に区分所有者に配布される書面のことを重要事項説明書といいます。
契約の内容を、理事長や区分所有者が理解しやすいように、まとめられているものと理解すればよいでしょう。
重要事項説明書については、こちら
に詳しく紹介していますので、合わせてご参照ください。
そして、管理委託契約書については、国土交通省により、
「マンション標準管理委託契約書」
として、ひな形が紹介されています。
国土交通省 マンション標準管理委託契約書https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/sosei_const_tk3_000011.html
マンション標準管理委託契約書
https://www.mlit.go.jp/common/000117888.pdf
内容として、重要事項説明書の内容を契約独特の言い回しにしています。
具体的な文書に落とし込まれているものです。
マンション標準管理委託契約書の内容を分かりやすく解説
今回のコラムとあわせて、リンクを貼ったマンション標準管理委託契約書のPDFひな形
https://www.mlit.go.jp/common/000117888.pdf
と見比べてみてください。
また、重要事項説明書のひな形（作成例）https://www.kanrikyo.or.jp/format/pdf/jyuuyou/jyuusetsurei_20220603.pdf
とも見比べて頂ければ、重要事項説明書が分かりやすいことが分かります。
契約書の立て付けとしては、
・細かく記載すべき金額等は条項の外の別紙として表で記載している
・別表として、マンション独自の記載がある
（締め日や期間、実施回数等の記載）
という形になっています。
管理委託契約の主な条項と押さえるべきポイント
契約の条項に記載されている内容を確認してみます。
重要事項説明書と被る分は、そちらをご参照頂ければより分かりやすいでしょう。
代わりに、記載されていない所を中心に厚めに紹介します。
以下、画像は国土交通省の標準管理委託契約書ひな形からの抜粋となります。
国土交通省のひな形は一般的な記載・取り決めとなります。
マンション個別で管理会社との取り決めを行う場合もあるでしょう。
その際は別個の解釈（ひな形から契約書面の修正等）も考えられます。
管理事務の内容及び実施方法、第三者への再委託、善管注意義務（3～5条）
重要事項説明書の記事でも紹介していますが、「管理事務の内容及び実施方法」については、別紙に逃がす形で詳細が記載されています。
また、「第三者への再委託」は、管理会社のみで完結しない業務は、第三者への委託を実施することで業務を行う取り決めです。
「善管注意義務」とは、
「善良なる管理者の注意義務」という民法上の言い回しです。
業務受託側がその専門的立場から、通常期待される注意義務を払うことです。
管理事務に要する費用の負担及び支払方法（6条）
管理会社に支払う管理費（定額委託業務費）の金額や支払日の取り決めです。
4項に管理事務を行うにあたって、掛かってくる諸費用は管理費負担であるということが記載されています。
管理事務室等の使用（7条）
1項に管理事務を行うために不可欠な備品等は、管理組合が無償で使用させるとあります。
すなわち、これら備品は管理組合側で準備するということです。
2項は、管理事務室で使用する備品について、管理会社または管理組合のどちらが負担するかという点が記載されています。
例えば、管理事務室のコピー代負担は以下のように取り決めできます。
✅総会用など枚数が多い印刷物 → 管理組合が負担
✅理事会用など軽微な印刷物 → 管理会社が負担
このように、管理委託契約書には具体的な費用負担の取り決めが記載されるため、事前にしっかり確認しておくことが重要です。
専有部分等への立入り（13条）
管理会社も緊急事態の時には専有部分に立ち入ることができる文言です。
これは、最新版の標準管理規約にも同様の定め（管理会社ではなく、管理組合や理事長として記載）があります。
災害時等の緊急時において、管理組合や理事長が対応できない場合は、管理員をはじめとした管理会社側にでも対応可能にしています。
管理規約の提供等（14条）
区分所有者が住戸の売却時に、外部の宅地建物業者（不動産業者）から要請が有った場合の想定です。
管理会社が代わりに、管理規約や滞納状況、修繕履歴等が出せる定めです。
もちろん、区分所有者より管理会社が対応した方がスムーズな場合もあります。
代わりに不動産業者からの要請に対応できることへの配慮されています。
管理委託契約書別表第１ 「事務管理業務」の内容とは？
続いて、別表についても確認しておきます。
契約の条項には、概要しか記載されていません。
細かなことは別表等に逃がすことにより、詳細が記載されています。
そのため、この別表も見逃すことができない重要な情報が折り込まれています。
別表において確認しておいた方がよい点を、具体的に確認していきます。
と合わせてご確認頂ければと思います。
基幹事務
別表に書かれている内容において、まずは基幹事務から確認します。
管理組合会計の収入及び支出の調定
管理組合会計の収入及び支出の調定に、収支予算案の提出期限の定めがあります。
また、毎月の収支状況の取り決めも明文化され、記載がなされている形です。
出納業務
出納については、
・管理費等の収納のタイミング
・収納・保管口座の口座名
・保証内容等
の記載がなされます。
以下、出納業務について管理組合との契約形態により、重要事項説明書のコラムでも紹介したイ、ロ、ハの方法のそれぞれのケースがひな形には紹介されています。
こちらは「出納（保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合）」なので、重要事項説明書の「イの方法」となります。
管理費等滞納者に対する催促
滞納者に対する対策についても定めがあります。
管理会社は管理組合と決めた間は、電話や自宅訪問等で督促を行うものの、支払わない場合は業務を終了することとなります。
すなわちこれ以上は督促対応は行わないとの取り決めです。
管理会社としては、管理組合を支援するために一定の間は督促業務を行います。
一方で、管理会社は管理費等の督促を専門で行う訳ではありません。
従って、その後の対応は管理組合の責任によって行うこととなります。
通帳等の保管等
重要事項説明書の解説時にもイ、ロ、ハの各方法について説明しましたが、「出納」同様に、ここでは収納口座、保管口座のそれぞれの通帳、印鑑の保管者を契約書面で明確化する形です。
マンションの維持又は修繕に関する企画又は実施の調整
続いて、こちらのマンションの維持修繕に関する取り決めです。
改善のための助言はしてくれるものの、この場合は
長期修繕計画案の作成や劣化状況の調査診断等は別個の契約
であることが定められています。
すなわち、管理委託契約の対象外ということになります。
実施する場合には、別途契約を締結し、業務を依頼しなければなりません。
ただし、管理委託契約の中で既に定める場合もあります。
記載例としては、
など、長期修繕計画を作成や見直しをする旨の記載があれば、契約内に含まれることとなります。
もし、分かりづらい場合は、必ず管理会社に
長期修繕計画案の作成や見直しは管理委託契約に含まれるのか？
を確認するようにしましょう。
さらに、外注により管理会社以外の業者が行う場合もあるでしょう。
発注の補助等を実施して貰える事となりますが、あくまでも間を繋ぐ業務が中心になる点に注意が必要です。
基幹事務以外の事務管理業務
理事会支援と総会支援業務についてです。
名簿の整備
理事会支援業務としては、組合員等の名簿整備がまず挙げられています。
自治体が進める管理計画認定制度においては、組合員等の名簿が1年毎に更新されているかというチェック項目があります。
ポイントとしては、「組合員等」という点であり、
この「等」には「区分所有者＋賃借人」が含まれる点です。
契約上、この名簿の整備が入っている場合は、管理会社との業務上の確認を行った方がよいでしょう。
理事会や総会の支援
また、理事会の支援についてです。
この場合、開催日の調整や議事録案の作成も管理会社が行うこととなります。
そのため、
・2ヶ月に一度等適切に開催されているか
・理事会議案の提示がなされているか
・議事録案が適切に提出されているか
等も確認が必要でしょう。
総会の開催についても同様となります。
各種の点検業務
各種点検においては、管理組合が直接実施することは煩雑になります。
そのため、管理会社経由で手続きをすることとなるでしょう。
図書の保管等の内容が入っていれば
・管理会社が適切に保管管理しているか
・図書に漏れがないか
の確認も、管理組合や理事会側で定期的に実施することが望まれます。
管理委託契約書別表第2 「管理員業務」の内容とポイント
管理員の勤務形態や、実施する業務の取り決めが記載されます。
こちらのひな形の中で、点検、立会、連絡の各業務について確認します。
・建物の外観目視点検
・照明器具の稼働状況
・ポンプ等諸設備の運転、作動状況
は管理員が実施する場合があります。
また、立会業務として、外注業者やゴミ搬出も挙げられます。
さらに、報告連絡業務として、
・掲示板への文書の掲示や各戸への配布
・点検結果等の報告
も含まれます。
管理委託契約書別表第3 「清掃業務」のチェックポイント
どこまで実施するかは管理会社との取り決めや金額次第となるでしょう。
それぞれの項目について、回数と頻度の記載が行われることとなります。
項目が多いため、一部抜粋して紹介します。
例えばこちらの特別清掃の場合、各対象に対して、床面清掃、機会洗浄、ワックス等、どれぐらいの頻度で実施するかの取り決めとなります。
当然頻度や回数が多いと綺麗になりますが、その分金額も上がるでしょう。
費用対効果と清掃後の質を考えながら、回数、頻度を判断することとなります。
また、業務実施においては、
・清掃は通常要すると認められる範囲と時間で実施
・使用頻度が多くてすぐに汚れる所は通常の作業を実施した段階で作業完了
・実施において使用する光熱費は管理組合負担
が明記されています。
管理委託契約書別表第4 「建物・設備管理業務」の確認事項
別表の最後、第4で建物や設備の管理業務の取り決めが細かくされています。
また、今回は点検内容の詳細を細かく紹介しませんが、一部抜粋して紹介します。
こちらは外観目視点検でチェックする例となります。
あくまでも管理員や専門業者による目視点検となるため、劣化状況を細かく知るためには、詳細の調査をする必要が出てくるでしょう。
さらに特殊建築物やエレベータの定期点検の例です。
特殊建築物の定期検査は、自治体により対象になる場合や対象外になる場合も想定されます。
そのため、マンションの状況を確認する必要があるでしょう。
また、エレベータの点検は必ず実施しなければならない法定点検（昇降機定期検査）と、メンテナンス会社と契約で決まったタイミングで実施する定期点検があります。
それぞれの実施頻度について記載されています。
その他、
・消防法に規定する機器点検や総合点検
・機械式駐車場がある場合の点検
等も記載されます。
なぜ管理委託契約書のチェックが重要なのか？
管理委託契約書の説明においては、契約内容とともに別紙の詳細資料を含めて、重要事項説明書の記事で記載した以外のところを中心に紹介しました。
該当設備がなかったり、管理会社との取り決めがなかったり等で、紹介内容の全てが管理委託契約に折り込まれるかどうかは、マンションによって異なるでしょう。
一方で、自分自身のマンションに関することで分からないことは多いものの、管理委託費は毎月支払う管理費から充当されることとなるため、どのようなことに使用されるかは知っておいてよいかと思います。
その観点から、前項で紹介した全ての内容を把握する必要はないものの、区分所有者としては月額の管理費や、イレギュラーで非定期的に発生してしまう費用、さらには、「点検を実施するとこれぐらいの費用が発生するのか…」などのイメージを掴んでおくことも大切です。
重要事項説明を経て総会に諮られた際には、普通決議により可決される可能性が比較的高い管理委託契約です。
現状と照らし内容が適切で金額的にも妥当なら否決の必要はありませんが、
なぜ可決するのか、改めて管理委託契約内容を確認することで、事前に見解を固めておくことも重要
と言えるでしょう。
管理委託契約書チェックの3つの重要ポイント
管理委託契約書の各項目説明のところで、注意点を含めて触れました。
まとめとして、全体を通じて確認すべき点を３つ挙げます。
ただし、確認においては総会で可決されてしまえば契約締結となるため、総会で議案が諮られる前の段階で確認されることをおすすめします。
契約内容と実施業務のズレをチェック！
現在の契約内容を確認して、
管理会社が管理組合に対して契約通り適切に業務を実施してくれているか、現状を確認することがまず必要
でしょう。
契約内容の詳細で確認してきたとおり、細かな内容が契約書に記載されているのであれば、それらが現在契約内容に則して回数や頻度等、実施されているかの確認も重要です。
さらには、
・管理員業務が適切に実施されているか
・図書の整理であれば、管理組合の図書が煩雑になっており、どこに何があるか分からないような状態になっていないか
など、理事会や管理組合でチェックできるところも有るかもしれません。
そのような点を確認しておき、定期的に理事会や管理会社と対話する機会があれば現状を報告しつつ、確認したいところです。
管理業務の実施回数、適正か？
定期的に実施するものにおいては、頻度と回数が妥当かは一つ考えられます。
具体的には、
・定期清掃業務において頻度、回数として多くないか
・または省いても影響がないところはないか
・エレベーターのメンテナンス会社をメーカー系でお願いしているのを独立系で検討してみる
などもあるでしょう。
とくに、法律や自治体の条例で定められている点検回数を変更することはできませんが、
・特に定めがない場合の給排水管清掃
・自動ドアのメンテナンス回数の見直し
等、現在の状況が妥当な実施回数かどうかを検討してみることも一つでしょう。
管理会社の比較でベストな選択を！
現在の管理会社と中長期的に上手く付き合っていくことが一番望ましいです。
新たな管理会社を探す場合は、管理組合や理事会はそれなりの負担となるためです。
仕事を持ってる現役の役員なら、負担も相応出てきます。
ただ、コスト面やフロント担当者との関係等、どうしても折り合いがつかない点も考えられます。
その場合は、他の管理会社がどのぐらいの金額で同様の管理業務を受けてくれるのか、いわゆる相見積もりを取得することも考えられます。
ただし、現在の管理会社に分からないように、理事会や管理組合の一部のメンバーで秘密裏に実施する必要があり、相応の難易度は伴います。
もし何らかの形で現在の管理会社に分かってしまった場合には、そのあとの関係もギクシャクしてしまいます。
繰り返しですが、現在の管理会社と折り合いを付けながら管理委託契約を継続するのが望ましいでしょう。
しかしながら、管理会社変更も比較的見られる現状を考えると、現在の管理会社との関係を考えた場合、この問題は少なからず視野に入ってくることかもしれません。
管理委託契約書のポイントまとめ！最適な契約を結ぶために
今回は、標準管理委託契約書を題材に、
✅管理委託契約を結ぶ際に確認すべきポイント
について解説しました。
重要事項説明書とは異なり、管理委託契約書には別紙を含め細かい内容が記載されており、理事会や理事の間でも見落としがちな点が多くあります。
そのため、管理組合としては、現在の契約内容をしっかり確認し、管理会社が適切に業務を遂行しているかをチェックしつつ、次回の契約に向けて早めに準備を進めることが重要です。
また、重要事項説明会や契約締結を決定する総会の直前になって慌てることのないよう、余裕を持って事前に確認・交渉を行うことが求められます。
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