はじめに：「個人情報だから無理」と言われる本当の理由
「管理費を滞納したまま、区分所有者が行方不明になった」 「督促状を送ったが、宛先不明で戻ってきてしまった」
管理組合運営で直面する、これら深刻な問題。 そこで理事長が役所に行き、「転居先を知りたい」と相談しても、多くの場合は「個人情報保護のため教えられません」と断られてしまいます。
これは単なる役所のお役所仕事ではありません。 第三者が住民票を取得するための「法的な要件（ハードル）」が極めて高いため、生半可な理由では受理されないのが現実だからです。
しかし、諦めるのはまだ早いです。 「管理費債権の回収」という正当な理由と、それを裏付ける「完璧な証拠書類」が揃っていれば、理事長自身でも住民票（または除票）を取得できるケースはあります。
今回は、安易な「裏ワザ」ではなく、実務で通用する「第三者請求」の正しい手順と、その限界について解説します。
第1章：間違いだらけの請求用語。「職務請求」は使うな！
まず、言葉の定義を正しましょう。ここを間違えると、窓口で「制度を理解していない素人」と判断され、審査の土俵にすら立てません。
「職務請求」と言ってはいけない
ネット記事などで「職務請求」という言葉を見かけますが、これは管理組合の理事長が使える制度ではありません。
【職務上請求（職務請求）とは】 弁護士、司法書士、行政書士など、特定の士業だけに認められた特権的な請求方法です。
（※管理組合の理事長やマンション管理士には認められていません）
理事長が窓口で「職務請求したい」と言うと、その時点で門前払いになります。
正解は「第三者請求」
理事長が使うべき制度は、住民基本台帳法第12条の3に基づく「第三者の請求」です。
これは「自己の権利を行使し、または義務を履行するために住民票の記載事項を確認する必要がある者」に認められた制度です。 つまり、「誰でも取れる」わけではなく、「法的な権利関係（債権債務など）」が明確にある当事者に限り、厳格な審査の上で認められるものです。
第2章：役所が認める「正当な理由」とは？
単に「連絡が取れなくて困っている」「名簿を更新したい」では、プライバシー保護の壁は突破できません。 役所が「これなら開示せざるを得ない」と判断するのは、主に以下のケースです。
最大の理由は「未納管理費の法的回収」
管理組合にとって最大の武器は「債権（未納管理費）」です。 申請書には、以下のように具体的かつ法的な必要性を記載する必要があります。
【申請理由の記載ポイント例】
- 申請者（管理組合）は、対象者に対し、管理費等の債権を有している。
- 対象者に対し、内容証明郵便による督促や、支払督促・少額訴訟などの法的措置を行う準備がある。
- しかし、対象者の現住所が不明であり、訴状等の送達ができないため、住民票により送達先を確認する必要がある。
「単に知りたい」ではなく、「裁判所の手続きに乗せるために必要不可欠である」というロジックが必要です。
自治体によって「審査の厳しさ」は違う
ここで注意が必要なのが、自治体の裁量が非常に広いという点です。 同じ書類を揃えても、A市では通ったが、B市では「これでは足りない」と却下されることは珍しくありません。 「理事長なら絶対に取れる」という保証はない、という現実は理解しておきましょう。
第3章：これがなければ通らない！「疎明資料」の鉄則セット
口頭説明は通用しません。以下の書類（疎明資料）を不備なく揃えることが、成功の最低条件です。役所の審査担当者が見る順番で解説します。
債権の存在証明（これが大前提）
まずは「お金を貸している（請求権がある）」という事実の証明です。
- 管理規約の写し（支払い義務の根拠）
- 未収金一覧表・請求書の写し（具体的な滞納額の証明）
必要性の証明（法的手続きの準備）
※Nano Banana Proが作成したイメージ画像です。
次に、「なぜ住所を知る必要があるのか」の証明です。
- 内容証明郵便の謄本（督促を行った事実）
- 宛先不明で戻ってきた郵便物（現住所に住んでいないことの客観的証明）
重要ポイント： ※この「戻ってきた郵便物（封筒）」は、所在不明であることを裏付ける最も有力な資料です。絶対に捨てずに持参してください。
請求者の資格証明
最後に、「あなたがその債権者（代表）である」ことの証明です。
- 理事長選任の総会議事録
- 理事の互選で理事長を選んだ場合は、その際の理事会議事録
- 窓口に行く人の本人確認書類
この3点セットが揃って初めて、役所の担当者は「審査」に入ってくれます。
窓口に持って行く際は、各議事録の写しよりも、原本そのものが望ましいと考えられますが、この点については各自治体窓口に確認頂くことが望まれます。
第4章：自分でやるか、プロに頼むかの「判断ライン」
第三者請求は、コスト（数百円）は安いですが、手間と難易度は高いです。
理事長がやってみる価値があるケース
- 対象者が転出届を出して、素直に新しい住所に引っ越している場合。
- 滞納額が少なく、まずはコストをかけずに追いたい場合。
専門家に任せるべきケース（無理ゲーの領域）
以下のような場合は、第三者請求での突破は困難です。速やかに弁護士やマンション管理士に相談してください。
- 「住民票を移さずに」逃げている場合 住民票を追っても「住所不定」や「旧住所のまま」となり、手詰まりになります。
- 対象者が死亡し、相続人を探す場合 これは「戸籍」を追う作業になりますが、一般人の第三者請求で他人の戸籍（相続関係）まで取得するのは、プライバシー保護の観点からほぼ不可能です。ここからはプロの領域です。
【注意】「除票」の落とし穴 仮に「除票（過去の住所の記録）」が取得できたとしても、転出先が記載されていない自治体も多く、「除票は取れたが現住所は分からない」というケースは少なくありません。 住民票を取れば必ず居場所がわかるわけではない、という点は理解しておきましょう。
【実務コラム】管理会社のフロントマンに代行してもらえるか？
「平日の昼間に役所に行くなんて無理だ」 そう思われる理事長も多いでしょう。実務上は、管理組合を請求者としつつ、管理会社のフロント担当者が「委任を受けた代理人」として手続きを行えるかどうか、事前に自治体へ確認するケースもあります。
ただし、以下の3点には注意が必要です。
- 請求主体はあくまで「管理組合（管理者）」であること
- 管理会社単独の名義では、第三者請求の主体にはなれないことが多いこと
- 代理申請を認めるかどうかは、自治体の窓口運用に左右されること
委任状があればOKとする自治体もあれば、厳格に「理事長本人が来てください」と言う自治体もあります。これも含めて、事前の確認が不可欠です。
まとめ：役所の壁は高い。だからこそ「準備」が必要
「第三者請求」は、魔法の杖ではありません。 しかし、管理費滞納という明白な実害があり、法的手続きを進める覚悟がある管理組合にとっては、正当な権利行使の手段となり得ます。
役所の窓口で感情的にならず、「債権者としての論理」と「完璧な証拠」を提示できるか。 それが、開示への唯一の道です。
まずは「戻ってきた郵便物」を握りしめ、お住まいの自治体の窓口へ向かう……その前に。 必ず自治体ホームページから「住民票の写し等の第三者請求」用の申請書・必要書類一覧をダウンロードし、自治体独自の追加要件がないか確認しましょう。
準備不足で出直すのは時間の無駄です。しっかり準備をして挑んでください。
※本記事の内容は、一般的な法制度および行政実務の概要を説明したものであり、特定の案件についての法的助言ではありません。実際に第三者請求を行う際は、必ずお住まいの自治体の運用や、専門家の個別相談を踏まえて判断してください。
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