マンション管理について基本的な課題を、質疑形式で回答します。
今回も総会運営において、イレギュラーで発生する事項への対応についてです。
前回の総会に関するQ&Aはこちら
※Q&Aについては、筆者が所属する浜管ネット（横浜マンション管理ネットワーク）や、マンション管理センター等の切り口も参考にしながら記載しています。
【管理組合Q&A】白紙委任状の取り扱いや修正動議への対応は？
管理組合総会の中で考えられるのが、
・白紙委任状の取り扱い
・総会の議場において修正動議が出された場合
の対応方法です。
今回は以下の様なQ＆Aを分かりやすく解説します。
・総会当日に区分所有者から修正動議が出されましたがどのように対応すればいいでしょうか？
・夫婦で共有持ち分となっている場合はどちらに総会議案書を出せばいいのでしょうか？
どれも総会時において考えられる疑問と考えられます。
それぞれ対応方法がありますので、その理由とともに解説します。
区分所有者から白紙委任状が出された場合にはどのように対応すればいいでしょうか？
白紙委任状とは…？
委任者が署名や押印をしているにも関わらず、具体的に委任する内容や受任者である代理人の氏名などが明確になっていないものです。
委任したいということで出したものの、
・うっかりと委任する内容に〇をしていなかった
・議長である理事長に委任するなどが不明確な状態になっている
場合においては、委任状としては無効票といえるでしょう。
対策としては、
・委任状に不備があった場合には無効票として取り扱うことを記載する
・区分所有者として必ず代理人の氏名や役職を記載する
必要があります。
また、代理人の氏名がない場合は、議長に一任する旨を記載するのもひとつです。
そして、委任状を提出しない場合は、議決権行使を行うことで、区分所有者自らが賛否を行う必要があります。
委任状や議決権行使書の提出時に不備がある場合は、
改めて総会までに提出した区分所有者に確認の上、有効票として活かす
ことも重要でしょう。
とくに総会参加が少ない管理組合や特別決議の場合は、１票が重要になります。
管理組合の未来が左右されかねない可能性もあることも踏まえ、管理組合としても票の扱いに注意していく必要があるでしょう。
総会当日に区分所有者から修正動議が出されましたがどのように対応すればいいでしょうか？
動議は、総会という会議においては一般的には認められた権利です。
しかしながら、総会の混乱や遅延を目的とする場合は認められません。
修正動議は認められるのか？
とりわけ修正動議が出された場合ですが、
議事進行に関する動議が出された場合は、審議中の議案に先んじて採択を行うことが原則
で、総会に出席している過半数で決することとなります。
ただし、
「議事進行に関する動議」であり、総会議案に関する動議
ではありません。
総会議案に関する動議は原則的に認められないこととなります。
理由は、その場で新たに議案を出されても、委任状や議決権行使書を提出した、総会当日出席していない方の賛否が諮れないためです。
法律の定めは？
区分所有法37条1項には、
「あらかじめ通知した事項についてのみ、決議をすることができる。」
と記載があります。
ただし、37条2項において、
管理規約で「特別決議事項を除き、通知できる議題以外も総会で審議することができる」
等の定めがあれば、提案があれば審議することもできるとなっています。
一方で、管理規約のひな形である標準管理規約では第47条9項に
「あらかじめ通知した事項についてのみ、決議することができる」
とあるため、修正動議は法的には可能であるものの、運用上は
区分所有法37条1項に沿った修正動議はできないが大半
であると考えられます。
特別決議の場合は、議案の要領も必要な場合があることから、例えば規約の改正案が審議される場合において、動議で規約に追加する案が出されたとしても審議できないということになります。
管理組合の規約の定めを改めて確認されたうえで対応する必要があるでしょう。
夫婦で共有持ち分となっている場合はどちらに総会議案書を出せばいいのでしょうか？
夫婦共働き家庭が増えて、夫婦でローンを組んでいる場合もあるでしょう。
その場合、住戸は夫婦で共有で所有していることも考えられます。
そのような場合は、誰宛に総会議案書をだせばいいかということですが、
共有者のどちらか一人に出す
こととなり、どちらかに出せは良いということとなります（区分所有法35条２項）。
また、議決権は分割できず、合わせて１
とみなされます（区分所有法40条、標準管理規約46条２項）。
そして、共有持ち分の場合は
総会開催までに議決権を行使する方１名を選任して、名前を総会開会までに理事長に届け出る
必要があります（標準管理規約46条３項）。
夫婦共有持分の場合は、夫婦ともに管理組合運営に関心があるでしょう。
そのような場合は、管理規約や細則等の定めにもよるものの、夫婦で総会に出席することも可能な場合もあります。
ただし、賛否を投じるのは１票のみということになりますので、お互いで検討して議決権を行使することが必要です。
総会ではイレギュラーな対応が必要となる場合も
今回紹介したような内容以外にも、総会で起こりうることが発生するでしょう。
理事長をはじめとした理事会全体にとっても負担になることから、管理会社に協力を依頼することや専門家に相談することで、総会を上手く乗り切っていかれることを願っています。
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