「管理費滞納の所有者と連絡が取れない…」
「専有部分で漏水が発生したが、誰に連絡すればいいのか分からない…」
こうした「区分所有者の所在不明」問題は、多くのマンション管理組合にとって大きな課題です。
所有者が長期間不在、転居届を出していない、相続手続きが進んでいないといった理由で、管理組合が所有者と連絡を取れなくなるケースが増えています。
そこで、マンション標準管理規約では第67条の２「区分所有者の所在等の探索」を定め、管理組合が所有者の所在を調査できる仕組みを整えています。
本記事では、その具体的な方法と対応策をマンション管理士である筆者が詳しく解説します。
【規約解説】区分所有者の所在不明トラブル｜管理組合が取るべき対応と探索方法
今回紹介する内容は、以下の通りです。
・第67条の２「区分所有者の所在等の探索」の規定に対して国土交通省が指摘する補足・注意事項は？
・「区分所有者の所在等の探索」に対して管理組合や組合員が気を付けておくべき事項は？
まず、最初の章では標準管理規約第67条の２の条文から「区分所有者の所在等の探索」についてそのままの文面を紹介します。
続いて、この条文についての補足事項や、注意しておくべき事項について国土交通省より提示されています。
今回は、国土交通省が示している文面を筆者が意訳せずにまずはそのまま紹介します。
その後、その文面の解説を、イメージしやすい具体的な例を踏まえながら紹介します。
そして、最後の章では第67条の２「区分所有者の所在等の探索」の条文や補足事項を踏まえて、管理組合や区分所有者が気を付けておいた方が良い点を、マンション管理士である筆者独自の視点から具体的に紹介します。
それでは、次章より当該条文について紹介します。
マンション標準管理規約第67条の２「区分所有者の所在等の探索」とは？管理組合や区分所有者が知っておくべきこと
マンション標準管理規約第67条の2では、区分所有者が転勤や介護等の何らかの事情でマンションに住んでいないなど、所在が分からなくなった場合の対策を定めています。
条文は以下の通りです。
第67条の２ 区分所有者が第31条の規定に違反し必要な届出を行わないことにより、敷地及び共用部分等の管理に支障を及ぼし、又は及ぼすおそれがある場合には、理事長は、理事会の決議を経て、区分所有者の所在等を探索することができる。
２ 前項の場合において、理事長は、探索に要した費用について、違約金としての弁護士費用等を加算して、当該区分所有者に請求することができる。
３ 前項に定める費用の請求については、第60条第４項の規定を準用する。
４ 第２項に基づき請求した弁護士費用等及び探索に要した費用に相当する収納金は、第27条に定める費用に充当する。
第67条の２は全部で4項ありますので、各項についてそれぞれ解説していきます。
第1項 理事会決議による所在不明区分所有者の探索
まず、第1項には、区分所有者が管理組合への届出を行わない場合の対応方法が紹介されています。
具体的には、第31条「届出義務」によって、区分所有者は管理組合への届出が必要となります。
それを怠り、マンション管理に影響する場合は、区分所有者の所在等を探索することができます。
また、これは理事会の決議によって、理事長が行うことができるとしています。
第2項 所在不明区分所有者に対する探索費用の請求
前項により区分所有者を探索する場合は、管理組合独自で行うことは困難です。
そのため、法律の専門家である弁護士等を起用して、所在を確認して貰うこととなります。
その際には、管理組合にとって、弁護士費用や探索に要した交通費や事務手数料等が発生する可能性もあります。
これら、探索のために発生した費用についても、「違約金としての弁護士費用等」を加算して請求可能となります。
カッコ書きの所は、以下のマンション標準管理規約第60条「管理費等の徴収」
の記事の中で詳しく解説しています。
第3項 所在不明区分所有者の探索費用に対する訴訟
さらに、第3項では、第2項の請求によっても未納となった場合、訴訟やその他法的措置を取ることができるとしています。
これも第60条第4項の取り決めであり、理事会決議によって、理事長が実施することができます。
第4項 収納した探索費用の管理費への充当
最後に、第4項は請求した探索費用について、支払いがあり管理組合が収納した場合の取り扱いです。
これについては、第27条に定める費用ということで、管理費の収納同様に扱うという内容になります。
第67条の２「区分所有者の所在等の探索」の規定に対して国土交通省が指摘する補足・注意事項は？
この章では、第67条の２の条文に対して、国土交通省が補足している事項を紹介します。
全部で3項目ありますので、それぞれ紹介するとともに、筆者の解説も加えたいと思います。
所在不明区分所有者による管理に支障を及ぼすことの補足
まず、１つ目は管理に支障を及ぼす例を紹介しています。
実際に生活している区分所有者に影響があるものの、影響を及ぼしている区分所有者と連絡が取れない場合を指しています。
所在不明区分所有者に対する探索費用の例
また、実際に探索する際にかかる費用例として２つ紹介しています。
ア）登記事項証明書や住民票の写し等の交付申請費用及び郵便代等の実費
イ）その他探索に要した費用
イ）については、その他とあるので、ア）に記載されていない費用が全て入ってくると考えられます。
所在不明区分所有者の探索が管理費等の未払金額の請求である場合
この場合は、当該条項の「探索費用」としなくても、第60条「管理費等の徴収」の第2項にある、組合員が管理費等を納入しない場合の請求と考えてもよいとしています。
前章含めて第60条が何度か出てくるので、第67条の２に該当する費用やその費用に回収方法は、第60条と同様に考えても良いと思われます。
この章では、国土交通省が補足する事項を３項目紹介しました。
最後の章では、筆者独自の視点から、必ず理事会決議を行う重要性や、所在の探索方法などについて紹介します。
「区分所有者の所在等の探索」に対して管理組合や区分所有者が気を付けておくべき事項は？
ここでは、第67条の２の条文ならびに、国土交通省の補足事項を踏まえて、筆者が独自の視点から管理組合や区分所有者が気を付けておきたい事項を紹介します。
入居時や転勤時等の届出の徹底
届出を行わず、所在が不明であるということは、マンションを購入したあとに管理組合や管理会社側からも、届出を行う旨を伝えていない可能性も考えられます。
そのため、新たに入居した時や、転勤等でマンションから離れる場合などは、必ず届出を行うように呼び掛ける必要があります。
仮に、転勤や介護等でやむを得ず自宅を貸与する場合も考えられます。
その際には、不動産屋が仲介することとなるでしょう。
必ず管理組合宛に届出するように不動産会社経由で伝えることも重要となります。
理事会決議前に役員個別で探索しない
この条文の第1項に「理事長は理事会の決議を経て…」とあります。
そのため、理事長を含む役員個別で理事会の決議なく探索することはできません。
また、弁護士等専門家を活用する際にも、理事会の決議で起用することを決めることが求められます。
所在不明区分所有者の探索方法は管理組合で検討する
今回の条文や国土交通省の補足説明についても、具体的な所在不明区分所有者に対する探索方法は示されていません。
そのため、ノウハウがある委託先管理会社や、弁護士等の専門家に相談してどのように探索するかは考える必要があります。
考えられる方法としては、
・購入時や賃貸時の不動産会社に当たる（購入時の場合は、管理組合宛に管理規約や財務・管理等の請求があることが多いので、辿ることも考えられる）
・債権回収や事故等の正当な理由があり、法的手続きを取る場合は自治体の情報入手を検討する
などがあるでしょう。
いずれにしても、個人情報になるうえ法的な対応必要なため、弁護士等の専門家への相談が必要となることが一般的です。
所在不明区分所有者の探索が必要な場合は専門家に任せる
今回は、マンション標準管理規約第67条の２「区分所有者の所在等の探索」について紹介しました。
どこにいるか分からない、区分所有者を探すことは管理組合としても非常に骨の折れる業務です。
そのため、管理組合独自で行わずに、管理会社や顧問に相談の上、法律の専門家による弁護士等の外部専門家を活用することが必要となるでしょう。
その場合は、管理組合として理事会の決議等、所定の手続きを経て実施することが求められます。
今回の条文は、ケースとして頻繁には無い事例かもしれませんが、もし発生した場合の参考として頂ければ幸いです。
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