マンション管理士を何となく使ってはいけない｜顧問契約・スポット依頼・外部役員の現実的な使い方

マンション管理士は、管理組合にとって心強い外部専門家になり得る存在です。

しかし、すべての管理組合に必ず必要な存在かというと、そうとは限りません。管理組合と管理会社だけで適切に運営できているのであれば、無理にマンション管理士を入れる必要はありません。

一方で、規約改正、大規模修繕、管理会社変更、第三者管理方式、管理費や修繕積立金の見直しなど、管理組合だけでは判断が難しい場面では、マンション管理士を上手く使うことで、理事会の負担を減らし、判断の質を高めることができます。

大切なのは、「何となく顧問契約を続けること」ではありません。

管理組合として、何を依頼するのか。どこまで関与してもらうのか。いつ終了するのか。責任を負ってもらうのか。

この記事では、マンション管理士を顧問、スポット、外部役員として使う場合の違いと、管理組合が考えるべき現実的な使い方を整理します。

マンション管理士は「必ず必要な存在」ではない

マンション管理士という資格があるからといって、すべての管理組合が契約すべきというわけではありません。

理事会が機能している。管理会社との関係も大きく悪くない。総会運営、会計、修繕、規約管理に大きな問題がない。そのような管理組合であれば、外部専門家を入れずに運営できる場合もあります。

管理組合で完結できるなら、それは悪いことではありません。むしろ、自立した管理組合運営ができている状態ともいえます。

なお、そもそも自分たちの管理組合にマンション管理士が必要かどうかを判断したい場合は、別記事「【専門家の本音】マンション管理士が必要な管理組合・不要な管理組合」でも詳しく整理しています。

問題は、必要性が曖昧なまま、何となくマンション管理士との契約を続けることです。

顧問契約は便利だが、ナァナァになりやすい

マンション管理士との顧問契約は、理事会にとって安心感があります。

毎月の理事会に出席してもらう。管理会社とのやり取りについて助言を受ける。総会議案書や議事録を確認してもらう。区分所有者からの質問対応について意見をもらう。

このような支援は、管理組合にとって有益です。

ただし、顧問契約は役割が曖昧になりやすい面もあります。

昔からお願いしている。理事会に毎回来てもらっている。何かあれば相談できる。何となく安心だから継続している。

このような状態になると、管理組合として費用対効果を判断しにくくなります。

マンション管理士との契約も、管理会社との契約と同じように、定期的に見直すべきものです。

必要ないと感じたら、契約は迷わず終了すべき

マンション管理士との契約は、一度始めたら永久に続けなければならないものではありません。

規約改正が終わった。大規模修繕の山場を越えた。管理会社変更が完了した。理事会の運営が安定した。

このように、当初の目的を達成したのであれば、契約終了や契約内容の見直しを検討してよいです。

マンション管理士を使わないこと自体が問題なのではありません。

むしろ、必要性が低くなっているにもかかわらず、何となく契約を続けることの方が、管理組合の費用負担としては問題になる場合があります。

使うならスポットで、案件を絞る方法もある

マンション管理士は、継続的な顧問契約だけでなく、特定の案件に絞ってスポットで依頼する使い方もあります。

標準管理規約上も、管理組合がマンション管理士その他の専門的知識を有する者に相談し、助言や援助を求めることは想定されています。この点については、別記事「【規約解説】マンション管理士等専門家の賢い活用方法」でも解説しています。

管理組合にとっては、この使い方の方が現実的な場合も多いです。

規約改正だけを依頼する

標準管理規約の改正、区分所有法改正への対応、管理組合独自の実情に合わせた規約見直しなどでは、マンション管理士に規約改正案のレビューを依頼する方法があります。

管理規約や使用細則の変更手続きそのものについては、別記事「マンションの管理規約・使用細則の変更方法｜手続き・決議要件を徹底解説」でも整理しています。

具体的には、標準管理規約との差分確認、条文番号の整合確認、総会議案書の確認、区分所有者向け説明資料の確認などです。

管理会社が規約改正案を作成する場合でも、管理組合側の立場で外部専門家に確認してもらうことで、見落としを減らせます。

大規模修繕委員会の運営支援を依頼する

大規模修繕では、設計コンサルタントや施工会社など、複数の関係者が登場します。

マンション管理士は工事の技術判断そのものを担う専門家ではありませんが、管理組合側の意思決定を整理する支援は可能です。

たとえば、修繕委員会の進行管理、管理会社・設計コンサルタント・施工会社の役割整理、見積比較の論点整理、総会説明資料の確認、区分所有者への説明方法の助言などです。

大規模修繕工事の進め方や検討手順については、別記事「【確認したい】大規模修繕工事検討から完了までを分かりやすく解説」も参考になります。

管理会社変更の場面で依頼する

管理会社変更は、管理組合内で感情的な対立が起きやすいテーマです。

現在の管理会社に不満がある一方で、変更後の管理会社が本当に良いとは限りません。委託費の安さだけで判断すると、管理品質が下がる可能性もあります。

マンション管理士には、現状課題の整理、仕様書の確認、候補会社への質問項目作成、比較表の作成、総会で説明すべき論点整理などを依頼できます。

管理会社変更を検討する際の判断ポイントについては、別記事「【管理組合向け】マンション管理会社変更は本当に必要？値上げ・人手不足時代の判断ポイント」でも詳しく解説しています。

管理費・修繕積立金の見直しで依頼する

管理費や修繕積立金の値上げは、区分所有者の反発を受けやすいテーマです。

この場合、マンション管理士には、収支資料の確認、管理委託費の妥当性確認、長期修繕計画との関係整理、値上げ理由の説明資料確認などを依頼できます。

値上げそのものを正当化するためではなく、管理組合として説明責任を果たすために使うイメージです。

管理費や修繕積立金の値上げを検討する前に確認したいポイントは、別記事「【管理組合必見】管理費・修繕積立金の値上げ前に確認すべき重要ポイント」でも整理しています。

第三者管理方式・外部管理者方式の検討で依頼する

第三者管理方式や管理業者管理者方式を検討する場合は、管理会社との利益相反、監査体制、規約変更、契約内容、解任ルールなどを慎重に確認する必要があります。

この場面では、マンション管理士を、導入を後押しする人としてではなく、管理組合が本当にその方式を選んでよいかを確認する外部専門家として使うことが考えられます。

第三者管理者方式のメリットやリスクについては、別記事「【第三者管理者方式】国交省の最新動向と日管連チェックリストをマンション管理士が解説」でも詳しく解説しています。

顧問・スポット・外部役員の違いを整理する

マンション管理士の使い方は、大きく分けると、顧問、スポット、外部役員の3つです。

使い方	主な役割	向いている場面	注意点
顧問契約	継続的な相談、理事会支援	理事会支援が継続的に必要な場合	役割が曖昧になりやすい
スポット依頼	特定案件の支援	規約改正、大規模修繕、管理会社変更など	業務範囲を明確にする必要がある
外部監事	業務・会計・契約手続きの監査	第三者管理方式、役員不足、監査強化	責任と報酬の整理が必要
外部理事	理事会の一員として意思決定に関与	専門性不足、役員不足	助言者ではなく役員責任を負う
外部理事長・管理者	管理組合を代表する立場で関与	管理組合運営が困難な場合	監視体制と解任ルールが不可欠

外部役員として入ってもらう場合は、助言ではなく責任の話になる

マンション管理士を顧問やスポットで使う場合、基本的には助言者としての関与です。

しかし、外部監事、外部理事、外部理事長、外部管理者として就任してもらう場合は、話が変わります。

この場合、マンション管理士は単なるアドバイザーではありません。管理組合の役員や管理者として、一定の責任を負う立場になります。

外部監事であれば、理事会運営、会計、契約手続き、管理会社との利益相反などを監査する役割が期待されます。

監事の基本的な役割については、別記事「【規約解説】マンション管理組合の監事の仕事！わかりやすく徹底解説」でも詳しく紹介しています。

外部理事であれば、理事会の一員として意思決定に関与します。

外部理事長や外部管理者であれば、管理組合を代表する立場に近くなります。

そのため、外部役員として入ってもらう場合は、報酬、責任範囲、任期、解任ルール、守秘義務、利益相反の有無、損害賠償責任保険の有無などを確認する必要があります。

責任を負わせるなら、安価にはならない

管理組合側から見ると、「少し専門家に見てほしい」という感覚かもしれません。

しかし、外部役員として関与するマンション管理士側から見ると、責任は軽くありません。

理事会や総会での説明責任、管理会社との調整、区分所有者からの問い合わせ、トラブル時の対応、契約手続きの確認など、時間も責任も伴います。

そのため、安い顧問料の延長で外部役員責任まで負わせることは難しい場合があります。

マンション管理士が安易・安価に外部役員を受けないとしても、それは不自然ではありません。

責任を負ってもらうなら、管理組合側も相応の報酬と体制を用意する必要があります。

管理組合がマンション管理士に依頼する前に確認したいこと

マンション管理士に依頼する前に、管理組合は次の点を確認しておく必要があります。

確認項目	内容
依頼目的	何のために依頼するのか
業務範囲	どこまで対応してもらうのか
成果物	報告書、比較表、議案書確認など何を受け取るのか
契約期間	いつまで依頼するのか
報酬	月額、回数制、案件単位のいずれか
責任範囲	助言なのか、役員責任まで負うのか
利益相反	管理会社、施工会社、設計会社との関係はないか
終了条件	目的達成後に終了できるか

この確認をしないまま契約すると、後から「何をしてもらっているのか分からない」という状態になりやすくなります。

まとめ：使わない自由もある。使うなら目的を絞る

マンション管理士は、管理組合にとって有効な外部専門家になり得ます。

ただし、必ず使わなければならない存在ではありません。

管理組合と管理会社で適切に運営できているのであれば、無理に契約する必要はありません。管理組合で完結できるなら、それは健全な状態です。

一方で、規約改正、大規模修繕、管理会社変更、第三者管理方式、管理費や修繕積立金の見直しなど、判断が難しい場面では、マンション管理士をスポットで使う方法があります。

また、外部監事や外部理事として責任を負ってもらう場合は、単なる助言とは異なります。責任範囲、報酬、監査体制、利益相反、解任ルールを明確にする必要があります。

マンション管理士を何となく使うのではなく、必要な場面で、必要な範囲に絞って使うこと。

それが、管理組合にとって現実的なマンション管理士の活用方法です。