今回の管理組合総会で議決権を行使したいと考えているけど、どのようにすればよいのだろうか？
また、
必ず総会に出る必要があるのだろうか…？代理出席出来ないかな。
さらには、
委任状と議決権行使の違いも知りたい…
このような疑問を持っている組合員・区分所有者や、管理組合も比較的多いでしょう。
確かに、管理組合で配布される招集通知書類の中にある、議決権行使書について、詳細確認しておきたいですね。
また、以下のコラムで紹介する議決権については、組合員が行使することは管理組合にとっても非常に大切と言えます。
今回は、マンション標準管理規約第46条「議決権」という内容をピックアップして、国土交通省の補足・注意事項や、マンション管理士である筆者の視点も含めて解説します。
【規約解説】マンション管理組合の議決権とは？国土交通省の解釈も紹介
今回紹介する内容は、以下の通りです。
・第46条「議決権」の規定に対して国土交通省が指摘する補足・注意事項は？
・「議決権」に対して管理組合や区分所有者が気を付けておくべき事項は？
まず、最初の章ではマンション標準管理規約第46条の条文から「議決権」についてそのままの文面を紹介します。
続いて、この条文についての補足事項や、注意しておくべき事項について国土交通省より提示されています。
今回は、国土交通省が示している文面を、筆者が意訳せずにまずはそのまま紹介します。
その後、その文面の解説を、イメージしやすい具体的な例を踏まえながら紹介します。
そして、最後の章では第46条「議決権」の条文や補足事項を踏まえて、管理組合や区分所有者が気を付けておいた方が良い点を、マンション管理士である筆者独自の視点から具体的に紹介します。
ただ、今回の第46条の説明において、第2章の国土交通省が提示している補足や注意事項が非常に長くなっています。
細かな指摘になっているため、場合によってはその後の筆者のまとめをご確認頂ければと思います。
それでは、次章より当該条文について紹介します。
マンション標準管理規約第46条の「議決権」とは？管理組合が知っておくべきこと
早速、マンション標準管理規約第46条「議決権」の中身を見ていきたいと思います。
電磁的方法が可能でない場合と、可能な場合それぞれ考えられます。
電磁的方法が利用可能ではない場合の規約の定めは？
まずは、電磁的方法が可能ではない場合の標準管理規約の定めについて紹介します。
２ 住戸１戸が数人の共有に属する場合、その議決権行使については、これら共有者をあわせて一の組合員とみなす。
３ 前項により一の組合員とみなされる者は、議決権を行使する者１名を選任し、その者の氏名をあらかじめ総会開会までに理事長に届け出なければならない。
４ 組合員は、書面又は代理人によって議決権を行使することができる。
５ 組合員が代理人により議決権を行使しようとする場合において、その代理人は、以下の各号に掲げる者でなければならない。
一 その組合員の配偶者（婚姻の届出をしていないが事実上婚姻関係と同様の事情にある者を含む。）又は一親等の親族
二 その組合員の住戸に同居する親族
三 他の組合員
６ 組合員又は代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければならない。
ちなみに、別表第５は以下のようなひな形が提示されています。
電磁的方法が利用可能な場合の規約の定めは？
次に、電磁的方法の利用が可能な場合についてです。
また、第1項～第6項は電磁的方法が利用可能ではない場合の規約の定めと同一のため、省略します。
８ 組合員又は代理人は、第６項の書面の提出に代えて、電磁的方法によって提出することができる。
第46条各条項の詳細解説
規約の条文は紹介したような立て付けになっていますが、実際に第１項～第8項まで紹介します。
第1項 議決権の割合
第1項には、
各組合員の議決権の割合は、別表第５に掲げるとおりとする。
とあり、先に紹介した別表の事を示しています。
ここに記された内容が、管理組合における議決権を表すものとしています。
別表第5はマンション標準管理規約と同様に、各管理組合規程の巻末に掲載されることとなります。
第2項 住戸が共有の場合の議決権
第2項は、住戸が数人で共有している場合の議決権になります。
数人で共有している場合とは、ペアローンやリゾートマンションの共同所有のように、マンションの部屋を2人以上で持っている場合がイメージしやすいでしょう。
その場合であっても、１住戸の議決権は１となります。
夫婦の共同所有であったとしても、議決権が２となることはないということです。
第3項 共有の場合の代表者
第2項による共有の場合、議決権を行使できる者は１名と定められています。
その１名を総会開催までに理事長に届け出る必要があるという定めです。
第4項 議決権の行使方法
総会における議決権の行使方法、すなわち決議案に賛否を投じる方法としては、組合員の書面とともに代理人を立てることができるという定めです。
第5項 議決権行使可能な代理人資格
第4項の代理人を立てて行使しようとする場合、マンション標準管理規約では３つのタイプの人になります。
その１：組合員の配偶者又は一親等の親族
組合員の配偶者としては、婚姻届けを出していない事実婚の方であってもよいとされています。
また、一親等の親族とは、自分の親（自分自身の親または、配偶者の親）または子が該当します。
その２：組合員の住戸に同居する親族
上記の図でいえば、例えば２親等以上で同居する親戚がイメージできます。
それ以外であっても、遠縁であっても親族といえる立場であれば、該当すると考えられます。
その３：他の組合員
これは、例えば自分が201号室の組合員であった場合、隣の親しい202号室にお住いの組合員に代理人としてお願いする形になります。
代理ということではあるものの、202号室の組合員に委任（202号室の判断で賛否を投じる）する形に近いかもしれません。
また、厳密には代理（3者間）と委任（2者間）は民法上の概念で異なりますが、次章の国土交通省のコメントでは、同様の考え方（その他の組合員への代理＝委任）で紹介されています。
第6項 代理権を証する書面の提出
代理人となる場合には、その代理権を持っているということを証明する書類を、理事長に提出する必要があります。
この場合、組合員が「総会の議決権を行使するにあたり、私の妻に代理権を付与します」などを記載した書面を提出することが想定されます。
第7項と第8項 電磁的方法による提出
こちらは繰り返しになりますが、第4項や第6項に「書面」と記載されているものを、紙の書面ではなくメールや連絡ツール等の電磁的方法を使ってもよいという定めです。
この章では、第46条「議決権」の内容について細かく紹介しました。
次の章では、国土交通省が補足や確認事項、さらに注意すべき点として指摘している事項が細かく紹介されています。
その点について、指摘事項をそのまま掲載するとともに、筆者の補足事項も添えて解説します。
第46条「議決権」の規定に対して国土交通省が指摘する補足・注意事項は？
この第46条「議決権」において、国土交通省はおもに8項目の細かな指摘をしています。
各指摘について、どのような内容になっているのか、指摘事項をそのまま紹介するとともに、筆者の補足も添えたいと思います。
議決権割合は算定しやすいものがよい
まず、管理組合における議決権割合は、算出しやすいものが良いとしています。
総会当日に、可決か否決かを判断する場合、現場ですぐに計算する必要があります。
そのため、このような補足を置いていると考えられます。
議決権割合の考え方は？
次に、議決権割合をどのようにするかの考え方についても触れています。
また、住戸の数を基準とする議決権と専有面積を基準とする議決権を併用することにより対応することも可能である。
住戸１戸につき各１個の議決権の考え方
区分所有法によると、議決権割合は
第三十八条 各区分所有者の議決権は、規約に別段の定めがない限り、第十四条に定める割合による。
とあります。
第十四条に定める割合とは、
第十四条 各共有者の持分は、その有する専有部分の床面積の割合による。
とあることから、専有部分の床面積の大きさで決まるとしています。
各住戸の面積があまり異ならない場合は、１戸１議決権とすることによって、議決権を総会現場で計算するうえでも、賛否の戸数を数えればよいことになります。
住戸の数を基準とする議決権と専有面積を基準とする議決権の併用
これは何を言っているのかというと、例えば、
・住戸が３LDK以下は議決権の加算無し、４LDK以上は＋１（議決権２）
・または、50㎡以下は議決権加算無し、50㎡超～100㎡以下は＋１、100㎡超は＋２
など、専有面積が大きい場合は議決権を加算していくなどが考えられます。
１戸１議決権または、専有部分の床面積割合による議決権の双方におけるメリット、デメリットを踏まえた考え方と言えるでしょう。
マンション各部屋の価値を踏まえた議決権の考え方
興味深い説明ですが、高層マンションの高層階や、南向きの住戸、さらには景観が良い海側の住戸など、価値がある住戸に対する、議決権付与の考え方です。
解説文詳細
少々細かいですが、国土交通省が紹介している内容は以下の通りです。
このため、住戸の価値に大きな差がある場合においては、単に共用部分の共有持分の割合によるのではなく、専有部分の階数（眺望、日照等）、方角（日照等）等を考慮した価値の違いに基づく価値割合を基礎として、議決権の割合を定めることも考えられる。
この価値割合とは、専有部分の大きさ及び立地（階数・方角等）等を考慮した効用の違いに基づく議決権割合を設定するものであり、住戸内の内装や備付けの設備等住戸内の豪華さ等も加味したものではないことに留意する。
また、この価値は、必ずしも各戸の実際の販売価格に比例するものではなく、全戸の販売価格が決まっていなくても、各戸の階数・方角（眺望、日照等）などにより、別途基準となる価値を設定し、その価値を基にした議決権割合を新築当初に設定することが想定される。ただし、前方に建物が建築されたことによる眺望の変化等の各住戸の価値に影響を及ぼすような事後的な変化があったとしても、それによる議決権割合の見直しは原則として行わないものとする。
なお、このような価値割合による議決権割合を設定する場合には、分譲契約等によって定まる敷地等の共有持分についても、価値割合に連動させることが考えられる。
大規模な改修や建替え等を行う旨を決定する場合を想定
このような意思決定を行う場合、極論専有部分が50㎡と100㎡の住戸が同一の1議決権でよいのかという指摘です。
極端に言えば、1戸1議決権の5戸の住戸で、２戸が100㎡、残り３つが50㎡のマンションとした場合、100㎡の住戸の方が賛成、50㎡の人全員が反対した場合は、普通決議でも否決となります。
持分数でいえば、100㎡の住戸は合計200㎡、50㎡は150㎡というマンションであるにも関わらずです。
ちなみに、大規模な改修とは、大規模修繕ではなく、躯体のみ残して他を全て作り変える、いわゆるスケルトン改修を想定していると考えられます。
新たな価値割合としての議決権を検討する必要性
上記のような「極論」は無いと考えられますが、一般的にありそうなのは、階数や眺望のようなマンションの価値に大きな影響を与える事象に、議決権を付与する考え方もあり得るとの見解があります。
これは、
・部屋の価値（階数、眺望など）
・方角（日照など）
など、住戸において代えがたい事実を加味して、議決権の価値を設定する考え方です。
ちなみに、専有部分の内装や備え付けの家具等は加味しないということになります。
価値の基準は販売価格ではない
国土交通省が指摘している価値については、販売価格ではないと言っています。
上記に紹介したような、階数や方角により決めることが必要であるとしています。
また、この価値については途中ではなく、マンションの新築当初に決めておく必要があるとしています。
すなわち、管理組合として新たに価値基準を決めることは難しいと考えられます。
価値は周辺環境の変化があっても変えない
当初決めた価値については、仮に前方に大きなビルが出来て眺望が遮られるという、事後的な変化があったとしても見直さないとしています。
当初決めた価値によって議決権を設定することによって、管理を煩雑にしないようにすることや、管理組合としてどうしようも出来ない要因によって、価値の基準が変わることによる組合員の不公平感をなくすことなどが想定されそうです。
敷地の共有持分との連動
また、このように価値割合で議決権を決める際には、敷地の共有持分についても配慮して、価値割合に応じて持分設定を行う必要があるとのことです。
特定の者に利害が及ぶ場合の決議
４つ目は、決議が特定の者に利害関係が及ぶ場合の決議の注意点についてです。
考えられるのが、ペット可のマンションでペット不可への規約変更やペット細則変更等の決議などでしょう。
その場合は、これまで規約にしたがってペットを飼っていた方が急に飼えなくなると、生活に支障をきたすことも考えられます。
そのため、居住者の意見が反映されるように留意する必要がありそうです。
代理人
前章でも触れた代理人についての注意点も指摘されています。
解説文詳細
国土交通省が紹介している内容は以下の通りです。
代理人資格として望ましいのは？
総会に出席する代理人は、組合員本人との利害が一致する方に限定するのが望ましいとしています。
そのため、第5項で、
・ その組合員の住戸に同居する親族
・他の組合員
として、より組合員に近い方を想定します。
代理人の欠格事項
代理人になれない者として暴力団員等の反社会的勢力の設定が考えられるとのことです。
そのため、各管理組合の管理規約に当該条文を設定することも考えられるという指摘をしています。
法定代理人の扱い
組合員の成年後見人や財産管理人等の法定代理人の立場についても紹介があります。
これらの方については、もちろん代理人に含まれるということになります。
組合員本人による議決権行使の重要性
そして６つ目は、組合員本人またが、代理人による議決権行使についてです。
とりわけ、組合員本人が議決権を行使することの重要性について触れています。
解説文詳細
国土交通省が紹介している内容は以下の通りです。
このように、議決権行使書と委任状は、いずれも組合員本人が総会に出席せずに議決権の行使をする方法であるが、議決権行使書による場合は組合員自らが主体的に賛否の意思決定をするのに対し、委任状による場合は賛否の意思決定を代理人に委ねるという点で性格が大きく異なるものである。そもそも総会が管理組合の最高の意思決定機関であることを考えると、組合員本人が自ら出席して、議場での説明や議論を踏まえて議案の賛否を直接意思表示することが望ましいのはもちろんである。しかし、やむを得ず総会に出席できない場合であっても、組合員の意思を総会に直接反映させる観点からは、議決権行使書によって組合員本人が自ら賛否の意思表示をすることが望ましく、そのためには、総会の招集の通知において議案の内容があらかじめなるべく明確に示されることが重要であることに留意が必要である。
議決権行使の種類は？
書面による議決権の行使は、総会に出席しないで書面又は電磁的方法で賛否を投じることです。
対して、代理人による議決権行使は、書面又は電磁的方法によって代理人を明確化し、その方が総会に出席して賛否を投じるという違いがあります。
組合員本人による議決権行使が望ましい
国土交通省としては、総会は管理組合における最高意思決定機関であることから、リアルな総会の出席は組合員本人が望ましいとしています。
また、組合員が当日出席できない場合であっても、本人が書面又は電磁的方法によって議決権を行使することによる総会参加が重要であるとしています。
その場合、総会の招集通知によって、組合員の興味関心度が変わってくると考えられます。
したがって、招集通知はより分かりやすく、明確にしておくことが重要としています。
代理人による議決権行使についての注意点
７つ目は、代理人による議決権行使についての注意事項です。
ここでは、代理人の明記がない白紙委任状について記載されています。
必ず代理人を誰にするか明確化する、または自ら議決権行使を行うことによって賛否の意思表示をする必要が重要であるとしています。
WEB会議システムを用いる場合の議決権行使の注意点は？
最後の８つ目は、WEB会議システムを用いて議決権行使をする際の注意点が紹介されています。
解説文詳細
国土交通省が紹介している内容は以下の通りです。
WEB会議システムを用いた場合のトラブルが起きた時
WEB会議システムで総会出席している場合も、リアル開催の場合も、当然ですが議決権行使は変わらないとしています。
一方で、システムトラブルが発生した場合の決議無効の恐れについて指摘しています。
区分所有法第39条第３項の補足
ちなみに、区分所有法第39条第３項は
となっており、第46条第4項と同様のことを言っています。
以上、長くなりましたが、国土交通省の補足、注意事項を紹介しました。
マンション標準管理規約第46条の議決権については、国土交通省としても細かな例を含めて、補足や注意点が多い印象があります。
それだけ、管理組合として注意すべき事項であると言えるかもしれません。
最後の章では、条文ならびに国土交通省の補足・注意点を踏まえて、さらに筆者独自の視点から、議決権行使の重要性や議決権行使のための工夫など、さらに管理組合や区分所有者が気を付けておきたい視点を紹介します。
「議決権」に対して管理組合や区分所有者が気を付けておくべき事項は？
これまでにマンション標準管理規約46条「議決権」の条文ならびに、国土交通省の細かな指摘を紹介しました。
最後のこの章では、これらを踏まえて、管理組合や区分所有者が気を付けておくべき事項を筆者独自の視点から紹介します。
区分所有者は議決権行使は必ず実施する必要がある
まず、前提としてはこの視点が該当します。
国土交通省の指摘事項でも、管理組合の最高意思決定機関である総会は区分所有者本人が出席すべきであるとありました。
出席とは、必ずしも総会会場に時間になったら参加することではありません。
忙しい人のために、議決権行使という手段や場合によってはWEB会議システムを用いた総会が開催されていることを考えると、参加して賛否を投じることが求められます。
そのためにも、管理組合や理事会、また管理組合役員としては、管理会社や管理員と協力しながら、一人でも多くの方の参加を促す必要があるでしょう。
議決権の割合は原則変えられない
国土交通省のコメントにもありましたが、各組合員が保有する議決権の割合は、マンションが建った時に決まっているとありました。
また、年月が経過してまわりに新たな建物が建って眺望等が遮られ価値が低下したとしても、価値基準を変えるべきではないとありました。
したがって、価値などによって議決権の割合は原則変えないとしています。
極論、管理組合において管理規約を変更すれば変えることができる項目ではありますが、国土交通省の指摘に従うと、「変えられない」ということになります。
意思表示をするためには委任状よりも議決権行使が良い
議案について判断ができないとなった場合は、委任状により誰かに任せることも考えられます。
しかしながら、国土交通省のコメントにもあったとおり、最高意思決定機関である総会は組合員が議案に対して賛否を投じることで意思表示をすることがより重要であるとしています。
そのため、管理組合役員や理事会としては管理会社とも協力しながら、より分かりやすい、誰にでも理解できる招集通知や議案書を作成することによって、意思表示がしやすい工夫が求められます。
また、議案が複雑で分かりづらいものである場合は、手間にはなるものの総会決議の前に説明会等を開催したり、分かりやすい説明書類を配布する等、開催前の工夫も考えられます。
１住戸を共有所有している場合は共有者とよく相談して決議する
最初の章でも紹介しましたが、１つの住戸において
・相続や贈与による親族での共有
・リゾートマンションを仲間と所有
なども想定されます。
これらの場合であっても、管理組合としては区分所有者は１人としてカウントされます。
そのため、議決権の行使は、その中のどなたか１人が実施することとなり、よく相談して決議する必要があります。
また、これらの住戸内の共有の概念は、区分所有法やマンション標準管理規約では定められていません。
よって、民法の共有の概念に従っていく必要があります。
組合員は適切に行いたい「議決権」の行使
今回は、マンション標準管理規約第46条の条文ならびに、国土交通省の細かな解説とそれに対する筆者の補足を行いました。
さらに、議決権について筆者の独自の考え方も紹介しました。
総会において、各組合員の議決権の行使が非常に重要になります。
特に、管理規約の変更等の特別決議の議案については、区分所有者ならびに議決権の４分の３以上の承認が必要となります。
そのため、組合員は総会への出席が求められます。
今回の記事が管理組合や役員、区分所有者における議決権行使の際の参考になれば幸いです。
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